E. Bedrijfsvoering

Samen aan de slag
De samenleving en onze omgeving verandert in hoog tempo. Digitalisering, globalisering, klimaatverandering, veranderende demografie en arbeidsmarkt hebben grote impact op mens en maatschappij.  Als gevolg daarvan verandert de vraag van onze inwoners. Inwoners verwachten dat de gemeente dicht bij hen staat en bijdraagt in de verbinding tussen inwoners en netwerken.  Deze veranderingen vragen veel van ons als gemeente én van de mensen die er werken. Om deze ambitie ook waar te kunnen maken is een duidelijke  koers uitgewerkt in de organisatievisie  Krimpenerwaard Vooruit! Deze visie sluit aan bij ontwikkelingen en inzichten over het functioneren van de lokale overheid en de maatschappelijke opgaven waar de gemeenten voor staan. 

Organisatie
Het realiseren van onze bestuurlijke ambities in een voortdurend veranderende omgeving vraagt een wendbare en daadkrachtige organisatie die onderscheid en keuzes durft te maken. Wij willen een wendbare, vitale gemeentelijke organisatie zijn, die de kracht van hun medewerkers maximaal weet aan te boren. Bestuur, management en medewerkers geven daar ieder vanuit hun eigen rol gezamenlijk invulling aan. Krimpenerwaard Vooruit! geeft richting aan de verdere ontwikkeling van de organisatie en wordt met organisatiebrede projecten ondersteund. Uiteindelijk moeten deze interventies bijdragen aan een wendbare en klantgerichte organisatie waarin eenieder verantwoordelijkheid neemt, samenwerkt , continu ontwikkelt en waarin de dienstverlening voorop staat.  

Personeel en arbeidsmarkt
De personeelsmonitor is een onderzoek naar arbeidsmarkttrends en HR-ontwikkelingen. Het onderzoek wordt jaarlijks uitgevoerd door het A&O Fonds Gemeenten. In dit onderzoek worden bij zoveel mogelijk gemeenten kengetallen verzameld over ziekteverzuim, personeelsopbouw, externe inhuur en opleiding. De cijfers worden gebruikt als benchmark bij het opstellen van ons personeels- en organisatiebeleid.
De arbeidsmarktkrapte duurt onverminderd voort en de zoektocht naar goede medewerkers, het vervullen van de vacatures en het behouden van medewerkers vergt steeds meer inspanning. Dit betekent ook dat we voor sommige functies moeten inhuren, een vergelijkbaar percentage als bij andere gemeentes. De voornaamste conclusie van de personeelsmonitor is dat onze organisatie in vergelijking tot andere gemeenten, ondanks onze groei,  toch een beperkte bezetting blijft hebben. Dit wordt mede veroorzaakt doordat het personeelsbestand van andere gemeenten ook blijft groeien. We lopen onze achterstand in, maar zijn zeker nog niet op het niveau van andere gemeenten. Onze organisatie staat hierdoor onder druk. We zien dit in de uitvoering, maar ook bij belangrijke projecten moeten medewerkers extra inspanningen leveren om de voortgang en kwaliteit te waarborgen. Dat betekent dat bij onverwachte vragen of extra ambities de flexibiliteit en wendbaarheid niet altijd gevonden kan worden in het vrijmaken van medewerkers (omdat we deze ruimte niet hebben in onze formatie en bezetting), maar in de loyaliteit en extra werk van medewerkers. Dit vraagt veel van onze medewerkers en het management. 
Daarnaast is de gemiddelde leeftijd in onze gemeentelijke organisatie relatief hoog en de groep 60-plussers is groot. De komende jaren zal er extra inspanning van recruitment op het opvangen van deze pensioneringsgolf moeten liggen. Met de focus op recruitment valt er de komende jaren een aanhoudende hoge instroom te verwachten. De krappe arbeidsmarkt en toenemende complexiteit van functies maakt dat vacatures en kandidaten niet direct passen en er meer tijd, energie en middelen moet worden gestoken in het klaarstomen van deze kandidaten om het werk goed uit te kunnen voeren. Dit zal ook meer vragen van (interne) opleidingsmogelijkheden.
De krapte op de arbeidsmarkt zorgt ook voor een hoge in- en uitstroom. We zien dat de instroom voor onze gemeente hoog is, maar vergelijkbaar is met gemeenten van een vergelijkbare omvang. De hoge instroom is te verklaren onder andere door de inzet van een professionele recruiter. Dit heeft een impuls gegeven aan het aantrekken van nieuwe medewerkers. De komende jaren zetten we in op het verder professionaliseren van ons recruitmentbeleid en onze arbeidsmarktcommunicatie.  
Ons doorstroompercentage is hoger in vergelijking  met andere gemeenten. Een van de aspecten van aantrekkelijk werkgeverschap is het hebben van een intern loopbaanperspectief en een goed en ruimhartig opleidingsbeleid. Als goed werkgever stimuleren wij persoonlijke ontwikkeling van medewerkers en daarnaast investeren we in organisatiebrede professionaliserings- en  teamontwikkelingstrajecten. Dit komt ook terug in het bestede opleidingsbudget per medewerker.  De komende jaren zetten we verder in op  het in kaart brengen en ontwikkelen van de talenten van onze medewerkers.  Daarnaast zien we in deze krappe arbeidsmarkt de trend dat meer mensen met grotere afstand tot de functie/rol worden aangenomen waardoor er meer intern moet worden opgeleid.  Het nieuwe gemeentekantoor dat gesitueerd wordt op een centrale plek binnen de gemeente verhoogt eveneens de aantrekkelijkheid van ons als werkgever.

Ziekteverzuim
Ons ziekteverzuim is het afgelopen jaar gestegen van 7,1% naar 8,0%. We zien dat het verzuim veelal gerelateerd is aan fysieke klachten, vooral bij het langdurig verzuim zien wij dit terug. De uitgevoerde Risicoinventarisatie- en Evaluatie (RI&E) heeft ook geen extra factoren kunnen geven.  De uitkomst van de RI&E laat een positief beeld zien; zo is de psychosociale arbeidsbelasting in de organisatie gezond en melden medewerkers zich nog steeds weinig ziek. Dit is een indicatie dat de betrokkenheid, inzet en loyaliteit van onze medewerkers hoog blijft. Door nauwe samenwerking met onze arbodienstverlener streven we naar meer inzicht en (daar waar mogelijk) verminderen van het ziekteverzuim.

Van crisisorganisatie Vluchtelingen naar meer structurele integrale aanpak van de Migratieopgave
De opvang en huisvesting van en dienstverlening aan vluchtelingen is in inmiddels een forse gemeentelijke taak waar verschillende teams bij betrokken zijn. Het aantal vluchtelingen neemt vooralsnog niet af en de huisvestingsopgave en de dienstverlening aan de verschillende groepen tijdelijke en blijvende migranten nemen toe en zijn complex. Eerder is besloten dat de gemeente deze werkzaamheden niet meer als crisisproject oppakt, maar als structurele taak onderbrengt bij de betrokken teams. Dit wordt vanaf 2026 als zodanig uitgevoerd.  

Integriteit
In 2025 en 2026 wordt de bewustwording en kennis rondom integriteit verder geborgd aan de hand van een dilemmatraining (online module) die gedurende deze twee jaar wordt herhaald. Dit geeft de organisatie een handvat om in gesprek te gaan (en blijven) over en aan de slag te gaan met bevindingen en aanknopingspunten met betrekking tot integriteit. Voor alle nieuwe medewerkers organiseren wij een workshop Ambtelijke integriteit. Hiermee maken we een goede start door de nieuwe medewerker te laten zien dat integriteit hoog op de agenda staat en onderstrepen wij het belang van het bewustzijn rond integriteit. Daarom hechten wij er ook aan dat nieuwe medewerkers de eed of gelofte afleggen ten overstaan van onze burgemeester, in bijzijn van de gemeentesecretaris.

Verder zijn naar aanleiding van de geactualiseerde Klokkenluidersregeling ons intranet en externe website verbeterd, zodat medewerkers en inwoners voortaan kunnen terugvallen op een betere en meer integrale informatievoorziening en is het eenvoudiger om meldingen te doen op het gebied van integriteit. Om de aandacht op integriteit te houden wordt er komende jaren regelmatig aandacht gegeven aan communicatie over dit onderwerp (voorlichting), zowel naar medewerkers als naar de inwoners. Ook voor andere lokale integriteitsregelingen en beleid wordt het komende jaar projectmatig bekeken of actualisatie nodig is. Met ingang van 1 januari 2025 is er een procesbeschrijving voor integriteitsmeldingen en houdt een Integriteitscoördinator zich actief bezig met de coördinatie van het gehele proces binnen de gemeente.   

Huisvesting
De bouw van het gemeentehuis is gestart en dient volgens de planning te leiden tot de oplevering begin 2026. Het nieuwe gemeentehuis wordt gerealiseerd volgens de door raad vastgestelde ambities en uitgangspunten. Namelijk met een hoog niveau van duurzaamheid (o.a. de toepassing van circulaire en herbruikbare bouwmaterialen, biobased materialen zoals hout en vlas en het maken van een energieneutraal gebouw dat zelf voorziet in zijn eigen energiebehoefte). Het nieuwe gemeentehuis voldoet aan het vastgestelde programma van eisen en wordt gerealiseerd binnen de financiële kaders van de raad.  Na de oplevering van het laatste bouwdeel A en buitenruimte van het gemeentehuis begin 2026, kan de ingebruikname en verhuizing starten. De voorbereidingen hiervan zijn inmiddels in gang gezet. Deze hebben als doel om de overgang naar de nieuwe huisvesting voor de dienstverlening en de medewerkers zo soepel mogelijk te laten verlopen. O.a. betekent dit zorgen voor de tijdige inkoop en levering van los meubilair (als aanvulling op het bestaande bruikbare meubilair dat vanuit de bestaande kantoren meeverhuist) en wat aanvullend nodig is op het gebied van ICT en audiovisuele hulpmiddelen. Daarnaast de inkoop van een verhuizer. De medewerkers worden tijdig voorbereid op de overgang naar de nieuwe werkomgeving. Het testen van en proefdraaien met nieuwe apparatuur (o.a. in het KCC en de raadszaal en commissiekamers), vormt ook onderdeel van de periode van ingebruikname. Nadat de tests goed zijn verlopen kan de dienstverlening in het nieuwe gemeentehuis starten en kunnen ook de raadsvergaderingen daar gaan plaatsvinden.

Informatiemanagement & Automatisering
Ook in 2026 wordt voortgebouwd op de uitgangspunten uit het informatiebeleid en het daaraan gekoppelde Meerjaren Onderhouds Plan (MJOP) en het Informatiebeveiligingsbeleid. De vaststelling van de Cyberbeveiligingswet (cbw) en het daarmee samenhangende Cyberbeveiligingsbesluit (cbb) en wijzigingen in de BIO2 is vertraagd en wordt nu medio 2026 verwacht. De implementatie van deze wet en bijbehorend besluit zullen capaciteit en middelen vragen  waarbij er nog altijd geen aanleiding is te verwachten dat we hiervoor het Rijk gecompenseerd zullen worden. Daarnaast zal aandacht uitgaan naar de IT- en Audiovisuele- infrastructuur in het nieuwe gemeentehuis.
De gemeente Krimpenerwaard beschikt over vaste bezetting van een Privacy Officer (PO), een Functionaris Gegevensbescherming (FG) en een Chief Information Security Officer (CISO) die toetsen en adviseren op de informatiebeveiliging en privacy op basis van de voorgeschreven eisen en wetgeving.
Alle hardware en software die ICT beheert wordt opgenomen in het MJOP en wordt volgens een vervangingsschema zoals opgesteld in het informatieplan en MJOP 2024-2028 vervangen. Veruit het grootste onderdeel van de automatiseringskosten zijn de kosten van ‘aanschaf en onderhoud software’. Hier worden alle licenties, onderhoud en dienstverlening van de verschillende applicaties uit bekostigd. Voor een aantal applicaties staat een aanbesteding ingepland. 

Onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid van bestuur
Jaarlijks worden twee onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid uitgevoerd. Het onderzoeksplan waarin de onderzoeksonderwerpen voor 2026 worden voorgesteld wordt afgestemd met de rekenkamer en de auditcommissie. De uiteindelijke uitkomsten van de onderzoeken worden in de auditcommissie besproken en hierover wordt u per raadsinformatiebrief geïnformeerd.

Rechtmatigheidsverantwoording
Sinds 2023 legt het college zelf verantwoording af over de financiële rechtmatigheid van zijn handelen. Begin 2025 zijn het Besluit Begroting Verantwoording (BBV) en het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) gewijzigd. Een onderdeel hiervan is dat de goedkeuringstolerantie voor accountants is gewijzigd van 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden van de totale lasten (inclusief reservedotaties) naar een algemene tolerantie van 2% (exclusief reservedotaties). De accountant heeft de gemeenteraad in het accountantsverslag bij de jaarrekening van 2024 geadviseerd de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording hierop aan te passen, zodat de materialiteit van controles van de accountant en interne controles op dezelfde wijze kan worden bepaald. Zodra de Commissie BBV de wetswijzigingen heeft uitgewerkt in een nieuwe Kadernota Rechtmatigheid wordt de gemeenteraad voorgesteld om de financiële verordening en het controleprotocol hier met terugwerkende kracht vanaf het verantwoordingsjaar 2025 op aan te passen. Het college stelt hierbij voor om de rapporteringsgrens niet mee te laten stijgen, waardoor de gemeenteraad nog steeds geïnformeerd wordt over elke onrechtmatigheid boven € 100.000.
 
Frauderisico’s
In 2024 is voor het eerst een integrale frauderisico-analyse uitgevoerd. Deze analyse wordt jaarlijks geactualiseerd. Uit de analyse van 2024 bleek dat met name het risico op fraude omtrent inkoop en aanbesteding als hoog wordt beschouwd. In de organisatie wordt veel ingekocht, waardoor de kans op fraude automatisch hoger is. Daarnaast is ook de impact van frauduleus handelen op het gebied van inkoop en aanbesteding relatief vaak hoog. Dit is ook te zien in frauderisico-analyses van andere gemeenten.
 
Het college werkt nadrukkelijk aan het verder verkleinen van dit risico. Zo wordt er gewerkt aan het invoeren van een verplichtingenadministratie en worden controles achteraf (de zogeheten spendanalyse) geïntensiveerd om de risico’s vooraf beter in te kunnen schatten. Er wordt gezocht naar maatregelen die een werkbare situatie niet te veel in de weg staan. Er is dus ook sprake van een zekere mate van risicobereidheid. De verwachting is dat het risico op fraude bij inkoop en aanbesteding door deze maatregelen kan worden verlaagd..
 
Verder wordt momenteel gewerkt aan de ontwikkeling van een frauderesponsplan, waarin afspraken over het handelen bij meldingen van vermoedens van fraude worden vastgelegd. Hierbij wordt aansluiting gezocht bij reeds bestaande interne regelingen voor meldingen met betrekking tot integriteit. De verwachting is dat dit plan nog in 2025 wordt vastgesteld. Het voorkomen van fraude en het handelen bij vermoedens van fraude blijven aandachtspunten van het college en de gemeentelijke organisatie

Conform onze Financiële verordening  2024 informeren wij u over de huisvestingskosten die ten laste van de exploitatie worden gebracht. Dit betreft o.a. afschrijvings- en rentelasten, energiekosten, dagelijks en groot onderhoud, verzekering, beveiliging en schoonmaakkosten.

Onderstaand is een overzicht opgenomen van de totale automatiseringskosten die ten laste van de exploitatie worden gebracht. Dit betreft o.a. de kosten voor aanschaf en onderhoud van hard- en software, huur/leasekosten van apparatuur, kosten voor mobiele telefonie en lasten als gevolg van rente en afschrijving. Deze kosten maken deel uit van de overhead.

Conform onze Financiële verordening 2023  informeren wij u over de begrote uitgaven voor de raad, de rekenkamer, griffie en de accountant.  De begrote bedragen zijn aangepast op grond