E. Bedrijfsvoering

Samen aan de slag
De samenleving en onze omgeving verandert in hoog tempo. Digitalisering, globalisering, klimaatverandering, veranderende demografie en arbeidsmarkt hebben grote impact op mens en maatschappij.  Als gevolg daarvan verandert de vraag van onze inwoners. Inwoners verwachten dat de gemeente dicht bij hen staat en bijdraagt in de verbinding tussen inwoners en netwerken.  Deze veranderingen vragen veel van ons als gemeente én van de mensen die er werken. Om deze ambitie ook waar te kunnen maken is een duidelijke  koers uitgewerkt in de organisatievisie  Krimpenerwaard Vooruit! Deze visie sluit aan bij ontwikkelingen en inzichten over het functioneren van de lokale overheid en de maatschappelijke opgaven waar de gemeenten voor staan. 

Organisatie
Het realiseren van onze bestuurlijke ambities in een voortdurend veranderende omgeving vraagt een wendbare en daadkrachtige organisatie die onderscheid en keuzes durft te maken. Wij willen een wendbare, vitale gemeentelijke organisatie zijn, die de kracht van hun medewerkers maximaal weet aan te boren. Bestuur, management en medewerkers geven daar ieder vanuit hun eigen rol gezamenlijk invulling aan. Krimpenerwaard Vooruit! geeft richting aan de verdere ontwikkeling van de organisatie en wordt met organisatiebrede projecten ondersteund. Uiteindelijk moeten deze interventies bijdragen aan een wendbare en klantgerichte organisatie waarin eenieder verantwoordelijkheid neemt, samenwerkt , continu ontwikkelt en waarin de dienstverlening voorop staat.  

Personeel en arbeidsmarkt
De personeelsmonitor is een onderzoek naar arbeidsmarkttrends en HR-ontwikkelingen. Het onderzoek wordt jaarlijks uitgevoerd door het A&O Fonds Gemeenten. In dit onderzoek worden bij zoveel mogelijk gemeenten kengetallen verzameld over ziekteverzuim, personeelsopbouw, externe inhuur en opleiding. De cijfers worden gebruikt als benchmark bij het opstellen van ons personeels- en organisatiebeleid.
De arbeidsmarktkrapte duurt onverminderd voort en de zoektocht naar goede medewerkers, het vervullen van de vacatures en het behouden van medewerkers vergt steeds meer inspanning. Onze moeilijk invulbare functies bevinden zich vaker in de hogere functieschalen en daarom zien we dat bij ons de kosten voor inhuur ook relatief hoog zijn, maar het aantal inhuurmedewerkers is daarentegen minder in vergelijking tot andere gemeenten. De voornaamste conclusie van de personeelsmonitor is dat onze organisatie in vergelijking tot andere gemeenten, ondanks onze groei,  toch een beperkte bezetting blijft hebben. Dit wordt mede veroorzaakt dat het personeelsbestand van andere gemeenten blijft groeien. We lopen onze achterstand in, maar zijn zeker nog niet op het niveau van andere gemeenten. Onze organisatie staat hierdoor onder druk. We zien dit in de uitvoering, maar ook bij belangrijke projecten en crises moeten medewerkers extra inspanningen leveren om de voortgang en kwaliteit te waarborgen. Dat betekent dat bij onverwachte vragen of extra ambities de flexibiliteit en wendbaarheid niet altijd gevonden kan worden in het vrijmaken van medewerkers (omdat we deze ruimte niet hebben in onze formatie en bezetting), maar in de loyaliteit en extra werk van medewerkers. Dit vraagt veel van onze medewerkers en het management. Helaas zien we (niet alleen) bij crisissituaties dat onze medewerkers te maken krijgen met een vervelende wijze van bejegening door inwoners. Naast dat dit extra werk al een beroep op de flexibiliteit van onze medewerkers doet, is dit een negatieve factor op het werkplezier dat onze medewerkers ervaren. Dit vraagt extra zorg en aandacht voor het welzijn van onze medewerkers. Naast de effecten op de organisatie, vragen deze crisissituaties ook iets van het college en de raad. Het vraagt om trots uit te stralen op wat realiseren met elkaar (ook in vergelijking met andere gemeenten), maar zeker ook realisme door kritisch te zijn op extra vragen en ambities.
Daarnaast is de gemiddelde leeftijd in onze gemeentelijke organisatie relatief hoog en de groep 60-plussers is groot. De komende jaren zal er extra inspanning van recruitment op het opvangen van deze pensioneringsgolf moeten liggen. Met de focus op recruitment valt er de komende jaren een aanhoudende hoge instroom te verwachten. We zien dat we vacatures en kandidaten niet direct passen en er meer tijd, energie en middelen moet worden gestoken in het klaarstomen van deze kandidaten om het werk goed uit te kunnen voeren. Dit zal ook meer vragen van (interne) opleidingsmogelijkheden.
De krapte op de arbeidsmarkt zorgt ook voor een hoge in- en uitstroom. We zien dat de instroom voor onze gemeente hoger is dan in vergelijking met gemeenten van vergelijkbare omvang. De hoge instroom is te verklaren onder andere door de inzet van een professionele recruiter. Dit heeft een impuls gegeven aan het aantrekken van nieuwe medewerkers. De komende jaren zetten we in op het verder professionaliseren van ons recruitmentbeleid en onze arbeidsmarktcommunicatie.  
Ons doorstroompercentage is  vergelijkbaar met andere gemeenten. Een van de aspecten van aantrekkelijk werkgeverschap is het hebben van een intern loopbaanperspectief en een goed en ruimhartig opleidingsbeleid. Als goed werkgever stimuleren wij persoonlijke ontwikkeling van medewerkers en daarnaast investeren we in organisatiebrede professionaliserings- en  teamontwikkelingstrajecten. Dit komt ook terug in het bestede opleidingsbudget per medewerker.  De komende jaren zetten we verder in op  het in kaart brengen en ontwikkelen van de talenten van onze medewerkers en op het digitaliseren van ons interne opleidingsaanbod.  Daarnaast zien we in deze krappe arbeidsmarkt de trend dat meer mensen met grotere afstand tot de functie/rol worden aangenomen waardoor er meer intern moet worden opgeleid.  Het nieuwe gemeentekantoor dat gesitueerd wordt op een centrale plek binnen de gemeente verhoogt eveneens de aantrekkelijkheid van ons als werkgever.

Ziekteverzuim
Ons ziekteverzuim is het afgelopen gestegen van 6,3% naar 7,1%. We zien dat het verzuim veelal gerelateerd is aan fysieke klachten, vooral bij het langdurig verzuim zien wij dit terug. Tegelijkertijd zien we ook dat medewerkers zich nog steeds weinig ziekmelden (het percentage nulverzuim is gestegen). Dit is een indicatie dat de betrokkenheid, inzet en loyaliteit van onze medewerkers hoog blijft. Door nauwe samenwerking met onze nieuwe arbodienstverlener en het uitvoeren van de Risico-inventarisatie- en Evaluatie (RI&E) willen we de geboden inzichten inzetten tot (waar mogelijk) terugdringen van het ziekteverzuim. Mede op basis van RI&E zullen we de komende jaren meer specifieke interventies kunnen inzetten gericht op het verder terugdringen van ons ziekteverzuim en een gericht vitaliteitsplan opstellen. 

Van crisisorganisatie naar meer structurele aanpak
De gemeente heeft te weinig ruimte om (financiële en personele) middelen vrij te maken voor dit type werkzaamheden. Het gevolg is dat inzet bij crisissituaties vaak ten koste gaat van het reguliere werk.  Ook het afgelopen jaar heeft onze gemeente  weer een extra crisisorganisatie moeten optuigen vanwege de onverwachte komst van een groep van 20 statushouders die door het COA tijdelijk in onze gemeente in een hotel werden geplaatst.  Zoals ook in voorgaande jaren met de opvang van Oekraïeners  en van een grote groep minderjarige asielzoekers vergt dit veel en snel schakelen van onze medewerkers en heeft dit een flinke impact op de organisatie. Omdat het vluchtelingenprobleem ook de komende jaren naar verwachting nog zal voortduren en gemeenten daarin een rol zullen hebben,  is gekozen om van een crisisorganisatie naar een meer structurele aanpak over te gaan en dit te borgen in de organisatie.

Integriteit
Als vervolg op de integriteitsworkshops in 2023 voor alle medewerkers zijn wij in 2024 gestart met de borging van de bewustwording en kennis rondom integriteit aan de hand van een dilemmatraining (online module). We gaan deze online module de komende drie jaar herhalen. Dit geeft de organisatie een handvat om in gesprek te gaan (en blijven) over en aan de slag te gaan met bevindingen en aanknopingspunten met betrekking tot integriteit. Hiervoor zijn alle managers getraind. Voor alle nieuwe medewerkers organiseren wij een workshop Ambtelijke integriteit. Hiermee maken we een goede start door de nieuwe medewerker te laten zien dat integriteit op de agenda staat en onderstrepen wij het belang van het bewustzijn rond integriteit. Daarnaast zetten we in op het verbeteren van onze website op het gebied van informatievoorziening en vereenvoudigen van het doen van meldingen op het gebied van integriteit.

Huisvesting
De bouw van het gemeentehuis is gestart en dient volgens de planning te leiden tot de oplevering in november 2025. Het nieuwe gemeentehuis wordt gerealiseerd volgens de door raad vastgestelde ambities en uitgangspunten. Namelijk met een hoog niveau van duurzaamheid (o.a. de toepassing van circulaire en herbruikbare bouwmaterialen, biobased materialen zoals hout en vlas en het maken van een energieneutraal gebouw dat zelf voorziet in zijn eigen energiebehoefte). Het gemeentehuis voldoet aan het vastgestelde programma van eisen en wordt gerealiseerd binnen de financiële kaders van de raad.  Na de oplevering van de bouw en buitenruimte van het gemeentehuis in november 2025, kan de ingebruikname en verhuizing starten. De voorbereidingen hiervan zijn inmiddels in gang gezet. Deze hebben als doel om de overgang naar de nieuwe huisvesting voor de dienstverlening en de medewerkers zo soepel mogelijk te laten verlopen. O.a. betekent dit zorgen voor de tijdige inkoop en levering van los meubilair (als aanvulling op het bestaande bruikbare meubilair dat vanuit de bestaande kantoren meeverhuist) en wat aanvullend nodig is op het gebied van ICT en audiovisuele hulpmiddelen. Daarnaast de inkoop van een verhuizer. De medewerkers worden tijdig voorbereid op de overgang naar de nieuwe werkomgeving. Het testen van en proefdraaien met nieuwe apparatuur (o.a. in het KCC en de raadszaal en commissiekamers), vormt ook onderdeel van de periode van ingebruikname. Nadat de tests goed zijn verlopen kan de dienstverlening in het nieuwe gemeentehuis starten en kunnen ook de raadsvergaderingen daar gaan plaatsvinden.

Informatiemanagement & Automatisering
Ook in 2025 wordt voortgebouwd op de uitgangspunten uit het informatiebeleid en het daaraan gekoppelde Meerjaren Onderhouds Plan (MJOP) en het Informatiebeveiligingsbeleid. Opnieuw zal veel aandacht uitgaan naar het voorbereiden van de eisen vanuit de Wet beveiliging netwerk- en informatiesystemen, de NIS2 richtlijn (Network and Information Systems Directive) en de vernieuwde Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Daarnaast zal veel aandacht uitgaan naar de IT- en Audiovisuele- infrastructuur in het nieuwe gemeentehuis.
De gemeente Krimpenerwaard beschikt als één van de weinige gemeenten over een Privacy Officer (PO), een Functionaris Gegevensbescherming (FG) en een Chief Information Security Officer (CISO) die toetsen en adviseren op  de informatiebeveiliging op basis van de voorgeschreven eisen en wetgeving.
Alle hardware en software die ICT beheert wordt opgenomen in het MJOP en wordt volgens een vervangingsschema zoals opgesteld in het informatieplan en MJOP 2024-2028 vervangen. Veruit het grootste onderdeel van de automatiseringskosten zijn de kosten van ‘aanschaf en onderhoud software’. Hier worden alle licenties, onderhoud en dienstverlening van de verschillende applicaties uit bekostigd. Voor een aantal applicaties staat een aanbesteding ingepland. 

Rechtmatigheidsverantwoording
In de jaarrekening 2023 heeft het college voor het eerst verantwoording afgelegd over de financiële rechtmatigheid. Eind 2024, begin 2025 verwachten we dat het beeld van alle verklaringen van gemeenten over 2023 zal leiden tot aanpassingen in de rechtmatigheidsverantwoording en daarmee ook in de interne processen en de verantwoording over 2024 en 2025. We monitoren de ontwikkelingen op het gebied continu in nauwe afstemming met onze accountant.

Onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid van bestuur
Jaarlijks worden twee onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid uitgevoerd. Het onderzoeksplan waarin de voorgestelde onderwerpen voor 2025 worden voorgesteld wordt afgestemd met de rekenkamer en de auditcommissie. De uiteindelijke uitkomsten van de onderzoeken worden ook de in de auditcommissie besproken en hierover wordt u per raadsinformatiebrief geïnformeerd.

Conform onze Financiële verordening  2023 informeren wij u over de huisvestingskosten die ten laste van de exploitatie worden gebracht. Dit betreft o.a. afschrijvings- en rentelasten, energiekosten, dagelijks en groot onderhoud, verzekering, beveiliging en schoonmaakkosten.

Onderstaand is een overzicht opgenomen van de totale automatiseringskosten die ten laste van de exploitatie worden gebracht. Dit betreft o.a. de kosten voor aanschaf en onderhoud van hard- en software, huur/leasekosten van apparatuur, kosten voor mobiele telefonie en lasten als gevolg van rente en afschrijving. Deze kosten maken deel uit van de overhead.

Conform onze Financiële verordening 2023  informeren wij u over de begrote uitgaven voor de raad, de rekenkamer, griffie en de accountant.  De begrote bedragen zijn aangepast op grond