Samen aan de slag
De samenleving verandert voortdurend en snel. Als gevolg daarvan verandert de vraag van onze inwoners. Inwoners verwachten dat de gemeente dicht bij hen staat en bijdraagt in de verbinding tussen inwoners en netwerken. De gemeente is minder een ‘regent’ (wat moet en mag) en meer een ‘facilitator’ (wat kan, wat is mogelijk en goed). Dat maakt dat we ons werk op een andere manier moeten uitvoeren; resultaat en proces worden leidend in plaats van standaardproducten, procedures en regels.
Om deze ambitie ook waar te kunnen maken is een duidelijke koers uitgewerkt in de organisatievisie Krimpenerwaard Vooruit! Daarin staan de vijf speerpunten centraal: wees flexibel in de manier waarop je het doel behaalt, de behoefte van de inwoner staat centraal, samen komen we verder, je krijgt de ruimte om jezelf te ontwikkelen en te blijven groeien en je weet van aanpakken en gaat ervoor. Deze speerpunten sluiten het best aan bij ontwikkelingen en inzichten over het functioneren van de lokale overheid en de maatschappelijke opgaven waar de gemeenten voor staan. Bijvoorbeeld op het terrein van de veranderende samenleving, dienstverlening, participatie, burgerinitiatief en gebiedsgericht en integraal werken.
Organisatie
Het realiseren van onze bestuurlijke ambities in een voortdurend veranderende omgeving vraagt een wendbare en daadkrachtige organisatie die onderscheid en keuzes durft te maken. Bestuur, management en medewerkers geven daar ieder vanuit hun eigen rol gezamenlijk invulling aan. Krimpenerwaard Vooruit! geeft richting aan de verdere ontwikkeling van de organisatie. De organisatiestructuur die sinds 2022 operationeel is, vormt hiervoor een belangrijke basis. We zijn volop bezig met teamontwikkeling, leiderschapsontwikkeling en het verder uitdragen van de visie Krimpenerwaard Vooruit! en de bijbehorende speerpunten. Een externe partij begeleidt het managementoverleg en directieteam in hun ontwikkeling en interne trainers faciliteren de teams bij bewustwording en ontwikkeling. Een cultuurscan heeft geholpen om meer richting te geven aan de benodigde ontwikkeling.
De focus lag hierdoor in 2023 met name op rolduidelijkheid, duidelijke sturing in de organisatie, bewustwording van het belang van continue ontwikkeling, communicatie en integrale samenwerking. Begin 2024 zal de externe begeleiding worden afgebouwd en wordt de regie meer bij directie, managers en teams zelf neergelegd. De verdere benodigde ontwikkeling van de organisatie wordt door organisatiebrede projecten ondersteund. Uiteindelijk moeten deze interventies bijdragen aan een wendbare en klantgerichte organisatie waarin eenieder verantwoordelijkheid neemt, samenwerkt en continu ontwikkelt en dienstverlening voorop staat.
Personeel
De personeelsmonitor is een onderzoek naar arbeidsmarkttrends en HR-ontwikkelingen. Het onderzoek wordt jaarlijks uitgevoerd door het A&O Fonds Gemeenten. In dit onderzoek worden bij zoveel mogelijk gemeenten kengetallen verzameld over ziekteverzuim, personeelsopbouw, externe inhuur en opleiding. De cijfers worden gebruikt als benchmark bij het opstellen van ons eigen personeels- en organisatiebeleid. Hierover bent u eerder met een raadsinformatiebrief geïnformeerd. Op basis van deze informatie kunnen wij het volgende aangeven.
Krapte arbeidsmarkt
Afgelopen jaar is de krapte op de arbeidsmarkt alleen maar toegenomen en deze zal naar verwachting ook de komende jaren nog verder toenemen. Deze krapte komt vooral tot uitdrukking in een constant hoog aantal vacatures, die bovendien vaak lang openstaan. Dit heeft tot gevolg dat er eerder en meer inhuurkrachten worden ingezet op kritieke vacatures tegen aanzienlijk hogere tarieven.
We zetten komend jaar verder in op vernieuwing van het wervings- en selectieproces en verstevigen van recruitment. In 2023 hebben we incidenteel geld ingezet op het inhuren van een recruiter die ons helpt bij de professionalisering van onze recruitment en een goed plan voor de toekomst neer te zetten. Zo hebben we bijvoorbeeld een betaald LinkedIn account aangeschaft waarin actief kan worden gezocht naar potentiële kandidaten voor specifieke functies. Ook hebben we onze wervingscampagnes en onze procedures rond werving & selectie gemoderniseerd. Inmiddels is al duidelijk dat deze specifieke expertise en alle extra inspanningen hun vruchten afwerpen. We zien bijvoorbeeld dat we vacatures hierdoor sneller en beter in kunnen vullen. Voor de komende jaren zijn deze extra inspanningen gezien de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt nog steeds noodzakelijk. Om dit beleid te kunnen voortzetten en borgen is het nodig om vanaf 2024 de recruitmentfunctie structureel in de formatie op te nemen. Daarnaast zetten we in 2024 in op een sterk werkgeversmerk en nieuwe vormen van werving en selectie.
Langdurig ziekteverzuim
We zien het afgelopen jaar het aantal langdurig zieken in onze organisatie toenemen. De oorzaak hiervan ligt veelal in de fysieke niet-werkgerelateerde sfeer. Dit is voor de betrokkenen een verdrietige situatie. Daarbij vraagt deze toename veel van onze organisatie. Niet alleen het werk moet opgevangen worden, maar ook moet de juiste begeleiding geboden worden. Dit vertaalt zich in een stijging van de vervangende inhuur en ook extra arbo-gerelateerde kosten. Hoewel de oorzaak van het verzuim veelal niet werkgerelateerd is, willen wij als werkgever in 2024 onderzoeken in welke mate wij meer aan preventie en ondersteuning kunnen bieden.
Mobiliteit in de organisatie
Opvallend is dat we het met betrekking tot interne doorstroom goed doen in vergelijking met andere gemeenten. Met een doorstroom van 10,2% scoort onze gemeente aanzienlijk hoger dan gemeenten met dezelfde inwonersklasse die 6,5% doorstroom kennen. Ook in vergelijking met alle deelnemende gemeenten, die gemiddeld 8,4% doorstroom hebben, doen we het goed.
De aandacht die we besteden aan intern loopbaanperspectief, opleiding en ontwikkeling heeft zichtbaar resultaat, zowel in het hierboven genoemde doorstroompercentage als ten aanzien van het besteedde opleidingsbudget per medewerker. De komende jaren blijven we inzetten op de vitaliteit en duurzame inzetbaarheid en het (door)ontwikkelen van onze medewerkers met een aantrekkelijk opleidingsbeleid. Vitaliteit is ook bij de komende CAO-onderhandelingen een belangrijk onderwerp.
Significant lagere bezetting
Voornaamste conclusie van de personeelsmonitor is dat onze organisatie in vergelijking tot andere gemeenten een beperkte bezetting heeft en ook het percentage van de loonsom dat aan inhuur wordt besteed is aanzienlijk lager dan in andere gemeenten. De bezetting per 1.000 inwoners in zowel personen als fte’s ligt in onze organisatie significant onder het niveau van andere gemeenten (6,7 fte per 1.000 inwoners versus 8,2 fte bij gemeenten met dezelfde inwonersklasse en 9,1 als gemiddelde van alle gemeenten). De uitgaven van inhuur als percentage van de loonsom (14,4%) zijn ook aanzienlijk lager in vergelijking met andere gemeenten (17%). Onze organisatie staat hierdoor onder druk. Op cruciale dossiers moeten medewerkers alle zeilen bijzetten om de voortgang en kwaliteit te waarborgen. Het trekt een behoorlijke wissel op onze medewerkers om telkens wisselingen in bezetting en belasting op te vangen.
Ondanks de hoge werkdruk die dit met zich mee brengt, zijn de verzuimcijfers nog altijd iets lager dan die bij andere gemeenten. Dit is een indicatie dat de betrokkenheid, inzet en loyaliteit van onze medewerkers hoog is. Werkdruk blijft daarmee een belangrijk aandachtspunt voor ons HR-beleid.
Als organisatie staan we voor veel uitdagingen en worden we geconfronteerd met een flinke toename in de vraag om gemeentelijke diensten. In combinatie met de huidige arbeidsmarkt en formatie levert dit knelpunten op. Daarom wordt in deze begroting op enkele plekken een uitbreiding van de formatie gevraagd. De gevraagde uitbreidingen zijn in twee categorieën op te delen. Enerzijds gaat dat om beleidsmatige en anderzijds om uitvoerende werkzaamheden.
Een toegenomen vraag leidt tot extra inzet en hiervoor wordt formatie gevraagd. Conform de kadernota 2024 is als gevolg hiervan in deze begroting 24,9 fte aanvullende formatie aangevraagd. De fte’s zijn voor ca. € 2,2 miljoen onderdeel van het saldo van deze begroting. Daarnaast is nog sprake van 3 aanvullende fte's op het gebied van bedrijfsvoering. De hiermee gemoeide personele worden gedekt ten laste van de opslag overhead die we hiertoe vanaf de 1e Tussentijdse rapportage 2023 meenemen bij nieuwe capaciteitsaanvragen.
Grote uitdagingen door voortdurend veranderende externe omstandigheden
Voortdurend veranderende externe omstandigheden zorgen daarnaast ook voor extra druk op de organisatie. Een groot aantal complexe dossiers vraagt veel capaciteit en expertise en het is een voortdurende uitdaging binnen de huidige bezetting alle ambities en taken waar te maken. Zo zorgt invoering van een veelheid aan wetswijzigingen, stelselwijzingen en aanpassingen van bijzondere regelingen voor een constante hoeveelheid extra werk en werkdruk. Binnen het Sociaal Domein is hiervoor een traject opgestart waarbij goed in kaart is gebracht wat nodig is om onze organisatie klaar te maken voor de toekomstige uitdagingen en hoe we met partners de samenwerking kunnen intensiveren om onze inwoners betere ondersteuning te bieden. Dit vergt een ingrijpende aanpassing in de organisatie met veel impact op de medewerkers.
Ook hebben de voorbereidingen op de Omgevingswet grote impact op de organisatie; niet alleen vraagt de organisatie hiervan veel extra capaciteit, maar ook het aanpassen van processen, werkwijzes en gedrag.
We zien ook effecten van de invoering van bijvoorbeeld de Wet open overheid (Woo) en andere wetgeving rond bekendmaking. Zowel de invoering, achterblijvende ICT-ondersteuning vanuit het Rijk als de uitvoering levert meer werk voor de organisatie op.
Waar vorig jaar de ambtelijke organisatie veel extra werkzaamheden heeft moeten uitvoeren voor de opvang van vluchtelingen uit Oekraïne, heeft in het afgelopen jaar de opvang van 80 minderjarige asielzoekers in onze gemeente de gemoederen flink bezig gehouden en veel extra inspanning van onze medewerkers gevraagd. Met name de soms heftige negatieve reacties van een kleine groep inwoners had grote impact op de betrokken medewerkers. De opvanglocatie in Haastrecht is inmiddels gerealiseerd en de dagelijkse organisatie is overgedragen aan het COA. De toegenomen agressiviteit in de samenleving is ook merkbaar binnen onze gemeente. Toenemende agressie van inwoners en onheuse bejegening kan grote impact hebben op onze medewerkers. Daarom zijn we actief aan de slag gegaan met agressietrainingen en het ontwerpen van nieuw agressieprotocol.
Herijking functiehuis
Een belangrijk aspect in loopbaanontwikkeling is ook een goed functiehuis en functiewaarderingssysteem. In 2023 is gewerkt aan een actualisering en herijking van het huidige functiesysteem HR21 en deze is inmiddels afgerond. Bij circa 25% van de functies binnen onze organisatie is gebleken dat een herwaardering (bijstelling naar een hogere functieschaal) noodzakelijk is. Dit heeft de volgende gevolgen voor de totale loonsom: de herijking van de betreffende functies wordt vanaf 1 april 2023 met terugwerkende kracht ingevoerd; dit wordt verwerkt in de tussenrapportage. In de begroting 2024 zal de loonsom ten gevolge van de herijking structureel ca € 250.000 hoger zijn.
Integriteit
Als organisatie gaan we in het najaar van 2023 workshops volgen om ons integriteitsbewustzijn te bevorderen. Deze workshops zijn verplicht voor directie, teammanagers en medewerkers (inclusief inhuurkrachten). In de workshops gaan we aan de hand van praktijkvoorbeelden en dilemma’s met elkaar in gesprek over integriteit. Vanaf januari 2024 gaan we de bewustwording en kennis rondom integriteit borgen aan de hand van een online module (e-learning). Deze online module wordt jaarlijks herhaald en geeft de organisatie een handvat om in gesprek te gaan (en blijven) over en aan de slag te gaan met bevindingen en aanknopingspunten met betrekking tot integriteit.
Huisvesting
De raad heeft op 14 maart 2023 ingestemd met het voorlopig ontwerp van het nieuwe gemeentehuis en ook het realisatiebudget beschikbaar gesteld. Inmiddels is ook het definitief ontwerp gereed en ligt het voorstel van het college bij de raad om het bestemmingsplan vast te stellen.
De planning is om in het eerste kwartaal van 2024 te starten met de bouw. Het plan van aanpak voor de participatie en communicatie staat centraal in de uitvoering van het ontwerptraject en de bouwfase. O.a. heeft met een groep bewoners in mei 2023 een bijeenkomst plaatsgevonden over het ontwerp en de onderdelen in het gebouw die voor de inwoners belangrijk zijn zoals de entree van het gebouw en de dienstverlening. In het definitief ontwerp zijn de uitgangspunten om met het gemeentehuis de dienstverlening te versterken en hierbij optimaal te samen te werken onder goede arbeidsomstandigheden, op een goede wijze uitgewerkt.
Ook voor de nieuwe centrale huisvesting van de buitendienst is het ontwerp gereed gekomen. In de uitwerking is duidelijk geworden dat een aanvulling op het in december 2021 beschikbaar gestelde realisatiekrediet nodig is.
Oorzaken zijn o.a. de excessieve prijsstijgingen die vanaf 2022 hebben plaatsgevonden. Daarnaast voortschrijdend inzicht in de uitwerking van het schetsontwerp van oktober 2021 naar het definitief ontwerp dat medio 2023 gereed is gekomen. Ook is hierin begrepen het voorstel voor een hogere ambitie op het gebied van duurzaamheid, namelijk een energieneutraal gebouw/Nul-Op-de-Meter (25%).
In financiële zin is een belangrijke overweging om in te stemmen met de gevraagde aanvulling op het beschikbare krediet, dat dit niet leidt tot hogere jaarlasten ten opzichte van verbouw van de bestaande gebouwen van de buitendienst.
Een besluit van de raad over een bijstelling van het krediet in oktober 2023 zou betekenen dat begin 2024 kan worden gestart met de bouw.
Informatiemanagement & Automatisering
Ook in 2024 wordt doorgebouwd op de uitgangspunten uit het informatiebeleid en het daaraan gekoppelde Meerjaren OnderhoudsPlan (MJOP) en het informatiebeveiligingsbeleid. Het lopende traject voor verhoging van het bewustzijn van medewerkers op het gebied van informatieveiligheid en privacybescherming wordt voortgezet en uitgebreid met leertaken en phishing mail campagnes. Om de veiligheid van de ICT-infrastructuur te verhogen worden de mogelijkheden voor monitoring en response beter benut en uitgebreid. Op het gebied van wet- en regelgeving zal veel aandacht uitgaan naar de Wet beveiliging netwerk- en informatiesystemen (Wbni), waarin de NIS2-richtlijn (Network and Information Systems Directive) is opgenomen, en naar de nieuwe versie van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).
Alle hardware en software die ICT beheert wordt opgenomen in het MJOP en wordt volgens een vervangingsschema vervangen. Veruit het grootste onderdeel van de automatiseringskosten zijn de kosten van ‘aanschaf en onderhoud software’. Hier worden alle licenties, onderhoud en dienstverlening van de verschillende applicaties uit bekostigd.
Het komende jaar is er specifiek aandacht voor de implementatie van de Woo en de verdere implementatie van de Omgevingswet. Daarnaast implementeren we de nieuwe website van de gemeente, starten we met de implementatie van een nieuw financieel systeem en bereiden we de IT-inrichting van het nieuwe gemeentehuis voor. Met het Streekarchief Midden-Holland wordt samengewerkt om digitale informatie langdurig te bewaren in een e-depot.
Rechtmatigheidsverantwoording
In de jaarrekening 2023 zal het college voor het eerst verantwoording afleggen over de financiële rechtmatigheid. In juli 2023 heeft de gemeenteraad besloten om de Financiële verordening, de Controleverordening en het Controleprotocol aan te passen aan deze wijziging.
Onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid van bestuur
In juli 2023 heeft de gemeenteraad de verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur Krimpenerwaard 2023 vastgesteld. Voor 2024 zal conform deze verordening een onderzoeksplan opgesteld worden met daarin twee onderwerpen. De onderwerpkeuze wordt afgestemd met de rekenkamer en de auditcommissie.