E. Bedrijfsvoering

Formatie, bezetting en inhuur derden 
Ontwikkelingen, toename van complexiteit, veranderingen in wet- en regelgeving en een toename van taken maakt dat de werkvoorraad is toegenomen. Om de dienstverlening naar de inwoner op peil te kunnen houden is er extra formatie aangevraagd.  

Deze formatie is per 1.000 inwoners in 2024 gestegen naar 8,46. Dit komt onder meer door een uitbreiding van de formatie bij Jeugd, WMO en Participatie. De formatie op bedrijfsvoering (overhead) is gedeeltelijk meegegroeid. Dit heeft geresulteerd in groei van de formatie bij de ondersteunende teams juridische zaken, communicatie en P&O.

Daarnaast geldt dat de bezetting is toegenomen. Door een succesvol recruitmentbeleid zijn er meer vacatures ingevuld. De bezetting is gestegen naar 7,83 per 1000 inwoners eind 2024.  

In-, door- en uitstroom:
Volgens het A&O fonds is er sprake van een krappe arbeidsmarkt en zal dit de komende jaren, onder andere door vergrijzing, aanhouden. Dit maakt dat inzet op recruitment, behoud en ontwikkeling van belang is. 

We hebben in 2024 succesvol ingezet op recruitment om zo de instroom te verhogen. Van kandidaten horen wij terug dat onze teksten wervend zijn en onderscheidend overkomen ten opzichte van andere gemeenten. Tevens is er een arbeidsmarktfilm gelanceerd, zijn de social media uitingen opgefrist met foto’s van onze eigen medewerkers. 

In het laatste kwartaal van 2024 is het via-via programma ingevoerd, waarbij eigen medewerkers worden gestimuleerd om mee te helpen met het vervullen van onze vacatures. Zij ontvangen een beloning in de vorm van cadeaubonnen als zij de gekozen kandidaat voor een vacature hebben aangebracht.

Ook is er inzet geweest op het laten doorstromen van medewerkers binnen onze organisatie. Dit is onder andere gedaan door te starten met het ontwikkelen van een nieuwe visie op leren en ontwikkelen. 

Om goed zicht te krijgen op de redenen van uitstroom is het proces van het voeren van exit-gesprekken en de analyse die daaruit gemaakt kan worden verbeterd. Aan de hand van de uitkomsten kijken we welke maatregelen genomen kunnen worden om ongewenste uitstroom te verminderen.

Voor verder inzicht in deze cijfers verwijzen wij u naar de jaarlijkse A&O-monitor. Deze monitor geeft verder inzicht in de formatie, bezetting, in-, door- en uitstroom en ontvangt u rond de behandeling van de Jaarrekening. 

Integriteitsbeleid 

Onze gemeentelijke organisatie hecht veel waarde aan  het thema integriteit. In 2024 hebben we dit een extra impuls gegeven door workshops over integriteit te organiseren voor directie, teammanagers en medewerkers. Door deze workshops zijn we ons (nog) beter bewust van integriteit. In deze workshops was aandacht voor het herkennen van integriteitsvalkuilen, het onderling bespreken van deze valkuilen en het op een vriendelijke en rechtvaardige manier van bepalen en aangeven van grenzen. 

Wat is er tot nu toe gerealiseerd?
De gemeente wil een integere organisatie zijn. Dit ligt vast in de Regeling integriteitsbeleid 2022. Dit beleid is van toepassing voor alle medewerkers in dienst van de gemeente, inclusief inhuurkrachten en stagiaires.

Het huidige integriteitsbeleid voor de ambtelijke organisatie bestaat onder andere uit de volgende documenten:
•    Regeling Integriteitsbeleid;
•    Regeling Gedragscode integriteit;
•    Regeling eed of belofte;
•    Regeling gebruik sociaal media;
•    Regeling nevenwerkzaamheden;
•    Regeling melden vermoeden misstanden;
•    Regeling klachtenbehandeling ongewenst gedrag.

Al deze documenten zijn te raadplegen via het intranet van de organisatie (KIS).

De Regeling melden financiële belangen is aangepast aan de nieuwe managementstructuur. Er zijn functionarissen aangewezen waarvoor een meldingsplicht geldt. Reden: zij vormen een knooppunt in de informatiestromen en (financiële) beslissingen binnen de organisatie. Bovendien vervullen zij in het licht van het integriteitbeleid een voorbeeldrol. 

Vertrouwenspersoon
De organisatie kent zowel een interne als een externe vertrouwenspersoon. Medewerkers zijn hiermee bekend. De vertrouwenspersonen zijn zowel benaderbaar voor Integriteit als voor ongewenste omgangsvormen. 

Melden vermoeden misstand of onregelmatigheid
Er is een interne en externe meldingsprocedure voor het melden van een vermoeden van een misstand.  Er kan een interne melding worden gedaan bij de integriteit coördinator, de vertrouwenspersoon, iedere leidinggevende of een tussenpersoon. 

De Regeling melden vermoeden misstand en inbreuk op Unierecht 2024 en het Proces behandelen van integriteitsmeldingen zijn te raadplegen via het intranet KIS. 

Verklaring omtrent gedrag en melden nevenfuncties
Onze organisatie beschikt over een procedure voor werving en selectie, waarin ook al aandacht wordt besteed aan integriteit. Het controleren van diploma’s maakt daar deel van uit. Een verklaring omtrent het gedrag is een vereiste voor indiensttreding. Alle nieuwe medewerkers leggen de eed of belofte af.  Inhuurkrachten ondertekenen een geheimhoudingsverklaring. In de overeenkomst met stagiaires is –naast een geheimhouding – bepaald dat het integriteitsbeleid en de gedragscode van toepassing is. 

Nieuwe medewerkers worden bij indiensttreding ook gewezen op de plicht om nevenwerkzaamheden te melden als deze de belangen van de gemeente kunnen schaden. Uitgangspunt is dat nevenwerkzaamheden zijn toegestaan, mits zij geen belemmering vormen voor het functioneren van de medewerker en/of de gemeente. De regeling nevenwerkzaamheden is voor medewerkers eenvoudig te raadplegen via het intranet KIS. 

Verantwoord omgaan met informatie
De begrippen goed ambtenaarschap en goed werkgeverschap zijn in het integriteitsbeleid beschreven. De gedragscode geeft regels over wat onder goed ambtelijk handelen wordt verstaan. Daarbij is een aantal voorbeelden opgenomen. Een van die regels is: ga verantwoord om met informatie. Dit houdt verband met de verplichting van de medewerkers tot geheimhouding van hetgeen hen in verband met hun functie ter kennis is gekomen. Binnen de informatiebeveiliging is de bescherming van privacy van derden heel belangrijk. Onze organisatie kent voorschriften over het omgaan met vertrouwelijke informatie. Bij de in bruikleen gegeven “mobile device”  word gewezen op de Regeling ICT middelen die ook op het intranet KIS is terug te vinden. Hierin zijn regels voor het veilig gebruik van de “mobile device” opgenomen. 
Ook zijn maatregelen getroffen die moeten voorkomen dat onbevoegde derden vertrouwelijke gegevens kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen. Zo heeft iedere medewerker een eigen account waarbij niet iedereen toegang heeft tot alle gegevens en de verschillende digitale schijven van de gemeente. Er is sprake van autorisatiebeperking.

Fraudebeheersing
Op 5 november 2024 heeft het college de frauderisico-analyse 2024 vastgesteld. Uw raad is hier door middel van een raadsinformatiebrief over geïnformeerd. Hierbij is u ook toegezegd dat u via de P&C-cyclus op de hoogte wordt gehouden van de hoogste frauderisico’s.

Uit de analyse bleek dat alleen het risico op fraude bij inkopen en aanbesteden als hoog wordt geschat. Op dit moment wordt gewerkt aan het verkleinen van dit risico door het invoeren van een verplichtingenadministratie, het verbeteren van het zaaksysteem en het intensiveren van controles achteraf (de zogeheten spendanalyse).

Verder zijn er dus geen hoge frauderisico’s. Wel wordt het risico bij verschillende andere processen als gemiddeld ingeschat. De organisatie blijft werken aan het verbeteren van de beheersmaatregelen om deze risico’s te verkleinen. Daarnaast wordt momenteel gewerkt aan het maken van een frauderesponsplan.

In 2024 is één geval van vermoedelijke fraude geconstateerd. Bij een subsidie van € 4.000 is geconstateerd dat de aanvrager de betreffende activiteiten waarvoor het bedrag was aangevraagd en verantwoord, niet daadwerkelijk had uitgevoerd. Het betreffende bedrag is teruggevorderd. Daarnaast is de casus gemeld aan andere gemeenten ter preventie en is er aangifte gedaan bij de politie. Een nieuwe aanvraag voor 2025 van dezelfde partij is afgewezen. Omdat het M&O-beleid van de gemeente juist is toegepast, is deze constatering niet relevant voor de rechtmatigheidsverantwoording.

Programma 2: Verkeer, vervoer en waterstaat 
Bevinding: er zijn kleinere overschrijdingen op verschillende budgetten geconstateerd. De onrechtmatigheden worden deels gecompenseerd door direct gerelateerde baten (€ 31.000) en deels door een onttrekking aan een bestemmingsreserve (€ 129.000). Hierdoor zijn de overschrijdingen in programma 2 deels acceptabel.
Oorzaak: de overschrijding op de lasten is te wijten aan de hogere kosten van onkruidbestrijding op verharding als gevolg van een nieuw onderhoudscontract, de kosten van straatherstel door toenemende degeneratie, prijsstijgingen bij openbare verlichting en aanhoudende eigen netstoringen.
Maatregel: via de P&C-cyclus informeren wij u zo adequaat en tijdig mogelijk over benodigde aanpassingen in de budgetten.

Programma 8: Volkshuisvesting, leefomgeving en stedelijke vernieuwing
Bevinding: er is sprake van meer uitgaven in 2024 binnen de grondexploitatie dan verwacht. 
Oorzaak:  de overschrijding in programma 8 wordt volledig gecompenseerd door direct gerelateerde baten binnen de grondexploitatie. Hierdoor is de onrechtmatigheid volledig acceptabel.
Maatregel: via de P&C-cyclus informeren wij u zo adequaat en tijdig mogelijk over benodigde aanpassingen in de budgetten.

MJOP ICT
Bevinding: op de investering van het meerjarenonderhoudsplan ICT van 2024 is sprake van een overschrijding van € 101.000.
Oorzaak: de aanbesteding van de vervanging van servers was gepland in 2023. De aanbesteding hiervoor is ook in 2023 in gang gezet, maar de daadwerkelijke vervanging en betaling heeft begin 2024 plaatsgevonden. In 2023 was er sprake van een onderschrijding, maar dit budget is niet aangepast naar 2024, waardoor er sprake is van een begrotingsonrechtmatigheid.
Maatregel: wij zijn extra alert op overschrijdingen van investeringen en informeren u via de P&C-cyclus zo adequaat en tijdig mogelijk over benodigde aanpassingen in de budgetten.

Participatie
Bevinding: bij interne controles zijn twee fouten geconstateerd. Eén fout van € 1000 kan worden geïsoleerd, van een andere fout van € 400 kan niet met zekerheid worden gesteld dat deze te isoleren is.
Oorzaak: dit betreft een berekening van een uitkering levensonderhoud waarbij inkomsten (alimentatie) onterecht als gift zijn beschouwd. Omdat het niet mogelijk is om de fout te isoleren door controles op dit specifieke onderwerp uit te voeren, wordt het bedrag van € 400 geëxtrapoleerd naar de totale uitgaven voor levensonderhoud. Dit leidt tot een onrechtmatigheid van € 136.000.
Maatregel: wij blijven alert op de verstrekkingen binnen de participatiewet en vergroten de aandacht van de consulenten met betrekking tot de verwerking van alimentatie bij het berekenen van uitkeringen zodat wet - en regelgeving juist wordt toegepast.

Inkoop en aanbesteding: inhuurovereenkomsten
Bevinding: met betrekking tot inhuurovereenkomsten buiten de raamovereenkomsten zijn fouten geconstateerd van € 629.000. Dit betreft inhuurovereenkomsten waarbij de Europese aanbestedingsgrenzen zijn overschreden.
Oorzaak: de arbeidsmarktkrapte zorgt ervoor dat inhuur niet altijd via de mantelpartijen waarmee een raamovereenkomst is afgesloten, ingevuld kan worden. 
Maatregel: er start in 2025 een nieuwe aanbestedingsprocedure waarbij een andere insteek gekozen wordt waardoor er minder buiten de overeenkomst ingehuurd hoeft te worden. Daarnaast gaan we inhuurovereenkomsten opnemen in de verplichtingenadministratie en  monitoren we halfjaarlijks via de spendanalyse of aanbestedingsgrenzen in het geding komen.

Inkoop en aanbesteding: inkoop materialen
Bevinding: met betrekking tot een opdracht voor de inkoop van materialen van € 162.000 is sprake van een onrechtmatigheid door het overschrijden van de aanbestedingsgrens.
Oorzaak: bij de opdrachtverstrekking is er ten onrechte van uitgegaan dat de opdracht onder een bestaande raamovereenkomst met de desbetreffende leverancier viel. Aangezien de aard van de opdracht echter dusdanig afwijkt van de raamovereenkomst en de Europese aanbestedingsgrens overschreden wordt, is deze opdracht onrechtmatig. 
Maatregel: bij opdrachten die bij aanvang de aanbestedingsgrens overschrijden, dient de inkoopadviseur geraadpleegd te worden om te beoordelen of de opdracht onder bestaande voorwaarden verstrekt mag worden. Hiervoor is het zaaksysteem al afdoende ingericht. Daarnaast monitoren we halfjaarlijks via de spendanalyse of aanbestedingsgrenzen in het geding komen.

Inkoop en aanbesteding: beveiliging gemeentekantoren en gemeentelijke opvang
Bevinding: met betrekking tot de beveiliging van objecten en de gemeentelijke opvanglocaties voor Oekraïense vluchtelingen is een tweetal fouten geconstateerd van gezamenlijk € 479.000.
Oorzaak: Voor de beveiliging van gemeentelijke objecten is de onrechtmatigheid ontstaan door de heropening van het kantoor Bergambacht voor klantbezoeken. Door de optelling over meerdere jaren is de aanbestedingsgrens overschreden en een onrechtmatigheid van € 117.000 ontstaan.
Voor de gemeentelijke opvanglocaties van Oekraïense vluchtelingen is ook beveiliging ingehuurd. Dit is ingezet onder de uitzondering van dwingende spoed. In afwachting van een opportuun moment met in achtneming van de onzekerheden rondom de opvang(locaties) met betrekking tot duur en aard, is eind 2023 gestart met de Europese aanbestedingsprocedure voor de beveiliging van de opvanglocaties. Dit heeft medio 2024 geleid tot een gunning. De uitgaven in 2024 voorafgaand aan de gunning  (€ 362.000) zijn onrechtmatig.
Maatregel: Voor de beveiliging van gemeentelijke objecten zal in aanloop naar de openstelling van het nieuwe gemeentekantoor een aanbestedingsprocedure doorlopen worden. Door de doorlopen Europese aanbestedingsprocedure voor de beveiliging van de opvanglocaties van Oekraïense vluchtelingen is deze onrechtmatigheid per medio 2024 reeds opgelost.

Inkoop en aanbesteding: projectbegeleiding
Bevinding: met betrekking tot projectbegeleiding is er sprake van een onrechtmatigheid van € 130.000 door overschrijding van de aanbestedingsgrens.
Oorzaak: voor projectbegeleiding wordt op voorhand een raming gemaakt van het benodigde budget. In dit geval is de raming overschreden, waarbij het tussentijds niet opportuun en efficiënt was een aanbesteding te starten in verband met de daarmee gepaard gaande hogere kosten door uitstel van de werkzaamheden, mogelijk verlies van projectkennis door andere projectbegeleiding en kosten gepaard gaande met de aanbesteding.
Maatregel: ramingen voor projectbegeleiding dienen kritisch beoordeeld te worden zeker wanneer deze om of nabij de aanbestedingsgrenzen zitten. Daarnaast zullen we halfjaarlijks via de spendanalyse monitoren of aanbestedingsgrenzen in zicht komen.

Inkoop en aanbesteding: tankpassen
Bevinding: door de aanschaf en het gebruik van tankpassen is een onrechtmatigheid van €63.000 geconstateerd,
Oorzaak: door het veelvuldig gebruiken van tankpassen en het stijgen van brandstofprijzen is de aanbestedingsgrens overschreden.
Maatregel: De lopende overeenkomst zullen we stopzetten waarna we een aanbesteding opstarten voor deze dienstverlening. 

Inkoop en aanbesteding: inkoop technische materialen
Bevinding: er is in de jaarrekening van 2023 een afwijking geconstateerd met betrekking tot de inkoop van met name technische materialen en het onderhoud daarvan. Deze afwijking loopt voor € 78.000 door in 2024.
Oorzaak: er kan niet duidelijk gedefinieerd worden waarom er sprake is van separate opdrachten. Gezien de aard van de leveringen en diensten kan geconstateerd worden dat de aanbestedingsgrenzen zijn overschreden. Aangezien de levering van de diensten gekoppeld is aan gemeentelijke hardware moet een heroverweging van de diensten altijd gepaard gaan met een investering in hardware.
Maatregel: we monitoren halfjaarlijks via de spendanalyse of aanbestedingsgrenzen in het geding komen.

Foutherstel
Er zijn geen constateerde afwijkingen uit 2024 die nog invloed hebben op de rechtmatigheidsverantwoording van 2023.

Geconstateerde afwijkingen door de accountant
Het kan voorkomen dat de accountant ook nog constateringen doet die niet eerder zijn opgemerkt door de eigen organisatie. Dergelijke constateringen blijven te allen tijde staan in de definitieve verantwoording, ook als ze door de eigen organisatie inmiddels ongedaan gemaakt zijn. Dit laatste wordt dan vermeld met ook hier weer, welke maatregelen het college genomen heeft of neemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

213a-onderzoeken
In 2024 hebben er conform de verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur Krimpenerwaard 2023 twee onderzoeken plaatsgevonden naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het bestuur. De onderzoeksonderwerpen waren Verantwoord Middelengebruik en Organisatie van de Tweede Kamerverkiezingen. De uitkomsten van beide onderzoeken zijn vastgesteld door het college, gepresenteerd in de auditcommissie en met uw raad gedeeld middels een raadsinformatiebrief.