E. Bedrijfsvoering

Formatie, bezetting en inhuur derden 

Ontwikkelingen, toename van complexiteit, veranderingen in wet- en regelgeving en een toename van taken maakt dat de werkvoorraad is toegenomen. 

De formatie is in 2025 gestegen van 489 fte naar 500 fte. Dit komt onder meer door een uitbreiding van de formatie in het domein Sociaal & Veilig en in het Domein Ruimte. De formatie in bedrijfsvoering (overhead) is gedeeltelijk meegegroeid.

Daarnaast geldt dat de bezetting is toegenomen. Door een succesvol recruitmentbeleid zijn er meer vacatures ingevuld. De bezetting is gestegen van 447 fte in 2024 naar 457 fte eind 2025.   

In-, door- en uitstroom:

Volgens het A&O fonds is er sprake van een krappe arbeidsmarkt en zal dit de komende jaren, onder andere door vergrijzing, aanhouden. Dit maakt dat inzet op recruitment, behoud en ontwikkeling van belang is. 

We hebben in 2025 succesvol ingezet op recruitment (nieuwe recruitmentsysteem en betere arbeidsmarktcommunicatie) om zo de instroom te verhogen. Einde 2025 zagen we al een stijging in het aantal kandidaten (potentiële medewerkers) en een kortere doorlooptijd van vacatures (Ze werden sneller ingevuld).

Ook het Via Via programma dat eind 2024 is gelanceerd heeft in 2025 geleid tot meerdere nieuwe collega’s.

Voor verder inzicht in deze cijfers verwijzen wij u naar de jaarlijkse A&O-monitor. Deze monitor geeft verder inzicht in de formatie, bezetting, in-, door- en uitstroom en ontvangt u rond de behandeling van de Jaarrekening. 

Integriteitsbeleid 

Onze gemeentelijke organisatie hecht veel waarde aan? het thema integriteit. In 2025 hebben we als opvolging op de workshops een jaarlijkse module ingezet om medewerkers actief bewust te houden van dit onderwerp.

Wat is er tot nu toe gerealiseerd?
De gemeente wil een integere organisatie zijn. Dit ligt vast in de Regeling integriteitsbeleid 2022. Dit beleid is van toepassing voor alle medewerkers in dienst van de gemeente, inclusief inhuurkrachten en stagiaires.

Het huidige integriteitsbeleid voor de ambtelijke organisatie bestaat onder andere uit de volgende documenten:
•    Regeling Integriteitsbeleid;
•    Regeling Gedragscode integriteit;
•    Regeling eed of belofte;
•    Regeling gebruik sociaal media;
•    Regeling nevenwerkzaamheden;
•    Regeling melden vermoeden misstanden;
•    Regeling klachtenbehandeling ongewenst gedrag.

Al deze documenten zijn te raadplegen via het intranet van de organisatie (KIS).

De Regeling melden financiële belangen is aangepast aan de nieuwe managementstructuur. Er zijn functionarissen aangewezen waarvoor een meldingsplicht geldt. Reden: zij vormen een knooppunt in de informatiestromen en (financiële) beslissingen binnen de organisatie. Bovendien vervullen zij in het licht van het integriteitbeleid een voorbeeldrol. 

Vertrouwenspersoon
De organisatie kent zowel een interne als een externe vertrouwenspersoon. Medewerkers zijn hiermee bekend. De vertrouwenspersonen zijn zowel benaderbaar voor Integriteit als voor ongewenste omgangsvormen. 

Melden vermoeden misstand of onregelmatigheid
Er is een interne en externe meldingsprocedure voor het melden van een vermoeden van een misstand.  Er kan een interne melding worden gedaan bij de integriteit coördinator, de vertrouwenspersoon, iedere leidinggevende of een tussenpersoon. 

De Regeling melden vermoeden misstand en inbreuk op Unierecht 2024 en het Proces behandelen van integriteitsmeldingen zijn te raadplegen via het intranet KIS. 

Verklaring omtrent gedrag en melden nevenfuncties
Onze organisatie beschikt over een procedure voor werving en selectie, waarin ook al aandacht wordt besteed aan integriteit. Het controleren van diploma’s maakt daar deel van uit. Een verklaring omtrent het gedrag is een vereiste voor indiensttreding. Alle nieuwe medewerkers leggen de eed of belofte af.  Inhuurkrachten ondertekenen een geheimhoudingsverklaring. In de overeenkomst met stagiaires is –naast een geheimhouding – bepaald dat het integriteitsbeleid en de gedragscode van toepassing is. 

Nieuwe medewerkers worden bij indiensttreding ook gewezen op de plicht om nevenwerkzaamheden te melden als deze de belangen van de gemeente kunnen schaden. Uitgangspunt is dat nevenwerkzaamheden zijn toegestaan, mits zij geen belemmering vormen voor het functioneren van de medewerker en/of de gemeente. 

Verantwoord omgaan met informatie
De begrippen goed ambtenaarschap en goed werkgeverschap zijn in het integriteitsbeleid beschreven. De gedragscode geeft regels over wat onder goed ambtelijk handelen wordt verstaan. Daarbij is een aantal voorbeelden opgenomen. Een van die regels is: ga verantwoord om met informatie. Dit houdt verband met de verplichting van de medewerkers tot geheimhouding van hetgeen hen in verband met hun functie ter kennis is gekomen. Binnen de informatiebeveiliging is de bescherming van privacy van derden heel belangrijk. Onze organisatie kent voorschriften over het omgaan met vertrouwelijke informatie. Bij de in bruikleen gegeven “mobile device”  word gewezen op de Regeling ICT middelen die ook op het intranet KIS is terug te vinden. Hierin zijn regels voor het veilig gebruik van de “mobile device” opgenomen. 
Ook zijn maatregelen getroffen die moeten voorkomen dat onbevoegde derden vertrouwelijke gegevens kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen. Zo heeft iedere medewerker een eigen account waarbij niet iedereen toegang heeft tot alle gegevens en de verschillende digitale schijven van de gemeente. Er is sprake van autorisatiebeperking.

Fraudebeheersing

In 2024 is voor het eerst een integrale frauderisico-analyse uitgevoerd en vastgesteld. Hierbij is toegezegd dat het college u via de P&C-cyclus informeert over significante wijzigingen en de hoogste frauderisico's. In 2025 is de analyse, mede op basis van aanbevelingen van de accountant, nader uitgewerkt en gespecificeerd. Er is een specifiek risico voor fraude omtrent informatiebeveiliging in de analyse opgenomen. Dit risico wordt netto, dus rekening houdend met de toegepaste beheersmaatregelen, als gemiddeld ingeschat.

Ook is bij een aantal risico's een andere inschatting van het risico gemaakt. Dit leidt voor een aantal processen tot een lager risico. Voor andere processen is er een andere afweging van de kans op en impact van fraude gemaakt, maar is het hieruit voortvloeiende risico niet of beperkt gewijzigd. Er zijn geen processen waarbij het frauderisico substantieel is toegenomen. Uit de analyse blijkt, net als in 2024, dat alleen het risico op fraude bij inkopen en aanbesteden als hoog wordt geschat. In 2025 is gestart met het invoeren van een verplichtingenadministratie, het doorontwikkelen  van het inkoopproces en het intensiveren van controles achteraf (de zogeheten spendanalyse). Het frauderisico bij inkopen en aanbesteden wordt hierdoor licht lager. De verwachting is dat dit in 2026 verder wordt doorgezet. Het risico op fraude wordt hierdoor verder verkleind, maar fraude bij inkopen en aanbesteden blijft een aandachtspunt.

In 2025 is ook een frauderesponsplan vastgesteld. Voor dit plan is aansluiting gezocht bij de al bestaande procesbeschrijving voor integriteitsmeldingen. Het plan beschrijft hoe en door wie meldingen worden afgehandeld, en wie daar over geïnformeerd dient te worden.

De rapportagegrens bepaalt welke onrechtmatigheden dienen te worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. De raad heeft de rapportagegrens vastgesteld op € 200.000.  Onrechtmatigheden die de raad in de financiële verordening als acceptabel heeft aangemerkt hoeven niet te worden toegelicht. Er zijn geen onrechtmatigheden boven de rapportagegrens geconstateerd.

De door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens is niet overschreden.

De onrechtmatigheden met betrekking tot het overschrijden van aanbestedingsgrenzen (€ 1.106.000) bestaan uit overschrijdingen verspreid onder 11 verschillende leveranciers. Vier van deze overschrijdingen lopen door uit inkopen die in de jaarrekening van 2024 ook als onrechtmatig zijn bestempeld. Bij deze leveranciers is ook in 2025 ingekocht, bijvoorbeeld omdat gedurende het jaar een aanbestedingstraject is opgestart. Ook werd in sommige gevallen een aanbesteding niet opportuun geacht. Hier is bijvoorbeeld sprake van bij het gebruik van tankpassen, hiervoor is geen aanbestedingstraject gestart omdat er reeds een aanbesteding wordt opgestart voor de inkoop van elektrische voertuigen. Het bewaken van aanbestedingsgrenzen blijft een aandachtspunt binnen de organisatie.

De overige constateringen in het voorwaardencriterium komen voort uit andere interne controles.  De organisatie zet zich er voor in om controles kort-cyclisch uit te voeren, zodat eventuele fouten snel worden opgespoord en kunnen worden hersteld. Ook wordt op deze manier voorkomen dat een fout zich vaker voordoet.

Voor het begrotingscriterium is op de investeringen een overschrijding van € 50.000. Deze overschrijding wordt voor € 11.000 gedekt door compenserende baten en is daarmee voor een deel acceptabel. Er zijn geen overschrijdingen op de lasten van programma's.

Het totaal van onrechtmatigheden ligt met € 1.396.000 lager dan in de afgelopen jaren. Het college streeft er naar dit bedrag verder omlaag te brengen, maar benadrukt ook het belang van een wendbare en efficiënte organisatie. Het volledig uitsluiten van risico's met betrekking tot rechtmatigheid is daardoor niet wenselijk. 

Foutherstel
Er zijn geen constateerde afwijkingen uit 2025 die nog invloed hebben op de rechtmatigheidsverantwoording van 2024.

Geconstateerde afwijkingen door de accountant
Het kan voorkomen dat de accountant ook nog constateringen doet die niet eerder zijn opgemerkt door de eigen organisatie. Dergelijke constateringen blijven te allen tijde staan in de definitieve verantwoording, ook als ze door de eigen organisatie inmiddels ongedaan gemaakt zijn. Dit laatste wordt dan vermeld met ook hier weer, welke maatregelen het college genomen heeft of neemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

213a-onderzoeken
In 2025 hebben er conform de verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur Krimpenerwaard 2023 twee onderzoeken plaatsgevonden naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het bestuur. De onderzoeksonderwerpen waren de gemeentelijke opvang van Oekraïense vluchtelingen en het uitvoeringsprogramma Cultuur. De uitkomsten van beide onderzoeken zijn vastgesteld door het college, gepresenteerd in de auditcommissie en met uw raad gedeeld middels een raadsinformatiebrief.