Toelichting acceptabele onrechtmatigheden
De overschrijdingen op de investeringsbudgetten (kredieten) zijn acceptabel op grond van de Financiële verordening Krimpenerwaard 2023. Een groot deel hiervan (€ 513.000) betreft een budgetoverschrijding die wordt gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten (in dit geval bijdragen van derden). Het restant (€ 273.000) betreft budgetoverschrijdingen op activeerbare activiteiten waarvan de gevolgen zichtbaar worden via hogere afschrijvings- en financieringslasten in latere jaren.
Toelichting bij geconstateerde afwijkingen boven € 100.000,-
Afwijking: Personeelslasten. In dit geval betreft het een afwijking inzake hogere inhuur - en personeelslasten. Deze worden deels gedekt door beschikbare inhuurbudgetten op andere taakvelden en onttrekkingen uit reserves.
Oorzaak: Gezien de drukte op de arbeidsmarkt en de bijkomende hogere inhuurlasten staan de personeelsbudgetten danig onder druk.
Maatregel: We investeren in de verbetering van de informatievoorziening op het gebied van de formatie en bezetting. Daarnaast zijn we kritisch op tijdelijke inhuur, maar hebben we ook de dienstverlening op peil te houden. We informeren uw raad via de P&C cyclus zo adequaat en tijdig als mogelijk over de toereikendheid van de budgetten.
Begrotingsonrechtmatigheden:
Afwijking: Dotatie voorziening. In dit geval betreft dit een afwijking inzake een aanvullende dotatie aan de voorziening pensioenen (vm) wethouders. Een deel van deze pensioenen was niet opgenomen in de voorziening, maar als structurele last geraamd. Op aanbeveling van de accountant is dit gecorrigeerd en worden nu alle pensioenen van (vm) wethouders gedekt uit de voorziening.
Oorzaak: Op basis van historie en eerdere afstemming met ministerie en voorgaande accountant was deze situatie in stand gehouden als zijnde een langzaam aflopende situatie.
Maatregel: Door de aanvullende dotatie is er geen noodzaak meer tot verdere maatregelen.
Afwijking: Onderhoudskosten. In dit geval betreft het een aantal afwijkingen kleiner dan 100K. De afwijkingen zijn toegelicht in het programma Verkeer, Vervoer en Waterstaat.
Oorzaak: De oorzaak voor de verschillende afwijkingen ligt met name in de stijgende kosten van de onderhoud.
Maatregel: Via de P&C cyclus informeren wij u zo adequaat en tijdig mogelijk over benodigde aanpassingen in de onderhoudsbudgetten.
Europese aanbestedingen:
Afwijking: Ten aanzien van de Europese aanbestedingen is er een afwijking geconstateerd met betrekking tot de inkoop van met name technische materialen en het onderhoud daarvan.
Oorzaak: De oorzaak voor de geconstateerde afwijking ligt met name in het feit dat niet duidelijk genoeg gedefinieerd kan worden waarom er sprake is, of zou zijn, van separate opdrachten. In de aard van de leveringen en diensten kan qua aard een overeenkomst gevonden worden wat maakt dat daarmee de aanbestedingsgrenzen overschreden zouden worden.
Maatregel: In algemene zin zal de organisatie nog nadrukkelijker sturen op de bewaking van de aanbestedingsgrenzen door periodiek de analyse hierop te verzorgen. In specifieke zin zal de aard van de werkzaamheden in deze specifieke casus nader uitgelicht worden en kan dit leiden tot een op onderdelen herziene aanbesteding.
Geconstateerde afwijkingen door de accountant
Het kan voorkomen dat de accountant ook nog constateringen doet die niet eerder zijn opgemerkt door de eigen organisatie. Dergelijke constateringen blijven te allen tijde staan in de definitieve verantwoording, ook als ze door de eigen organisatie inmiddels ongedaan gemaakt zijn. Dit laatste wordt dan vermeld met ook hier weer, welke maatregelen het college genomen heeft of neemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.