E. Bedrijfsvoering

Algemeen

Terug naar navigatie - Algemeen

Het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) geeft in artikel 14 aan dat de paragraaf bedrijfsvoering tenminste inzicht geeft in de stand van zaken en beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering. Bedrijfsvoering gaat over de manier waarop we middelen inzetten om onze taken te vervullen en de afgesproken resultaten te leveren. Dit alles op een zo effectief en efficient mogelijke manier.

2023 is het eerste controlejaar van onze nieuwe accountant BDO. De samenwerking verloopt tot op heden naar wens en er wordt van beide kanten geïnvesteerd in de samenwerking. Hierdoor is de jaarrekeningcontrole efficiënt en effectief verlopen en krijgen we als organisatie inzicht in mogelijke ontwikkelkansen.

Welke resultaten hebben we in 2023 bereikt?

Terug naar navigatie - Welke resultaten hebben we in 2023 bereikt?

Dienstverlening

Inwoner centraal is het uitgangspunt van onze dienstverlening. Het afgelopen jaar hebben wij onderzocht wat onze inwoners vinden van onze dienstverlening en wat onze belangrijkste verbeterpunten zijn. We hebben diverse klantreizen uitgevoerd en er is een onderzoek gedaan naar dienstverlening via het inwonerspanel. Naar aanleiding van dit onderzoek hebben wij gesprekken gevoerd met inwoners. Uit al deze onderzoeken komen drie thema’s naar voren die volgens inwoners het meest belangrijk zijn: dienstverlening dichtbij, bereikbaarheid en toegankelijkheid. Met onze dienstverleningsvisie als uitgangspunt en met de focus op de drie bovengenoemde thema’s hebben wij het afgelopen jaar een aantal projecten voortgezet en afgerond. In het kader van nabijheid is er een onderzoek gedaan naar de behoefte aan servicepunten in de kernen. Er is gewerkt aan een betere bereikbaarheid door een andere inrichting van de nieuwe telefooncentrale en het terugdringen van openstaande klantcontacten. Op het gebied van toegankelijkheid zijn er onder andere gebruikersonderzoeken gedaan naar de website.

Informatiebeleid

In 2023 is de vergunningenapplicatie ingericht voor de omgevingswet die per 1 januari 2024 is ingegaan. De applicatie is aangesloten op het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) ten behoeve van gegevensuitwisseling met ketenpartners en op het zaaksysteem voor het digitaal duurzaam archiveren van de vergunningen. Ten behoeve van de Wet elektronische publicaties is een extra module geïmplementeerd om informatie digitaal ter inzage te kunnen leggen. In het kader van de Wet Open Overheid is gestart met het actief openbaar maken van informatie via de website woo.krimpenerwaard.nl.
De aanbesteding voor een nieuwe website is afgerond, de website wordt in 2024 geïmplementeerd. Ook is de aanbesteding voor een nieuw financieel systeem afgerond. Deze applicatie zal in 2024 worden geïmplementeerd en in 2025 in gebruik genomen worden.

De gemeente Krimpenerwaard heeft geparticipeerd in het VNG project datacommunicatie:  ‘GGI netwerk’. Er wordt onderzocht op welke wijze de vergoeding van deze verbinding op dit moment plaatsvindt. Dit wordt momenteel nog niet bekostigd. 

De telefooncentrale is vervangen door een telefoonfaciliteit gebaseerd op Microsoft Teams. Daarmee is aansluiting gezocht op nieuwe technologie waar in de Coronaperiode uitgebreid mee is geëxperimenteerd. Teams integreert “normale” telefonie met vergaderen, videobellen, chat en het delen van documenten. Ook de mobiele telefonieabonnementen zijn aanbesteed.
In het kader van de digitale duurzaamheid is samen met het Streekarchief Midden-Holland een digitale archiveringsvoorziening (“e-depot”) aanbesteed. In de loop van 2023 zijn de in het Streekarchief deelnemende gemeenten gestart met pilots om informatie in dit e-depot onder te brengen. De gemeente Krimpenerwaard is bezig met de pilot om video-tulen in dit depot onder te brengen.

 

Informatiebeveiliging

Door de verbetering van bestaande en de invoering van nieuwe maatregelen blijven we werken aan de verhoging van de digitale weerbaarheid van de gemeente Krimpenerwaard.
Nadat de functies van Functionaris Gegevensbescherming (FG) en Privacy Officer (PO) zijn gesplitst, is ook de functie van Chief Information Security Officer (CISO) gecreëerd. Door de beveiligingsfuncties onder te brengen bij team Concern control zijn deze functionarissen beter in staat een onafhankelijke positie in te nemen met betrekking tot informatiebeveiliging en privacybescherming. Er is een nieuw Strategisch informatiebeveiligingsbeleid 2023-2026 door het college vastgesteld en er is gestart met een bewustzijnsmanagementsysteem (BMS) waarmee de komende 3 jaar de training van medewerkers vormgegeven en gemonitord.
Voor het behandelen van informatiebeveiligingsincidenten is een Incidentmanagement en responsebeleid en -proces vastgesteld. De gemeente Krimpenerwaard neemt deel aan het VNG project ‘Monitoring & Response’. De gemeente zal in 2024 hier de overeenkomst voor aangaan. Dit brengt structurele kosten met zich mee. 

Op het gebied van automatisering is er een applicatie in gebruik genomen die medewerkers ondersteund bij het anonimiseren van documenten die gepubliceerd worden. Om ongewenste e-mail (spam) nog beter te kunnen onderscheppen is het spamfilter vervangen.

Huisvesting

Gemeentehuis
In vervolg op het besluit van de raad van 5 juli 2022 over de definitieve locatie van het gemeentehuis, is in 2023 het voorlopig en definitief ontwerp van het gemeentehuis opgesteld en vastgesteld. Op 14 maart 2023 heeft uw raad het realisatiebudget voor de bouw van het gemeentehuis beschikbaar gesteld. Ook heeft uw raad op 19 september 2023 het bestemmingsplan vastgesteld. Tegen het bestemmingsplan is 1 beroepsschrift ingediend dat in behandeling is bij de Raad van State. In oktober 2023 is de grondkavel voor het gemeentehuis van Dunea aangekocht en in eigendom verworven. In oktober 2023 is gestart met de Europese aanbesteding van de bouw van het gemeentehuis. In de selectiefase zijn voor de bouwkundige realisatie en de installaties 5 aannemers geselecteerd voor de vervolgfase (gunningsfase). Voor deze fase zijn de aannemers uitgenodigd om een prijsaanbieding te doen. In het 2e kwartaal van 2024 wordt besloten over de gunning. Na de start van de bouw medio 2024 is het de planning om in 2025 het gemeentehuis op te leveren en in gebruik te nemen. Als voorbehoud voor deze planning gelden de uitkomsten van de aanbesteding en het tijdig uitvoerbaar zijn van de omgevingsvergunning.

Huisvesting buitendienst
Op 21 december 2021 heeft uw raad het ontwerp- en realisatiekrediet voor de nieuwe huisvesting van de buitendienst beschikbaar gesteld. Ten opzichte van het realisatiekrediet van december 2021 van € 3.873.000, bleek in 2023 de investeringsraming fors te zijn gestegen (33%). De belangrijkste oorzaken hiervan zijn de forse stijging van lonen en prijzen van materialen en grondstoffen, die zich na het besluit van uw raad (van december 2021) vanaf 2022 aandienden, de uitwerking van het ontwerp en de keuze voor een duurzamer gebouw. In plaats van een bijna-duurzaam gebouw (BENG) wordt de nieuwbouw energieneutraal/nul-op-de-meter gerealiseerd (ENG/NOM). Uw raad heeft bij de vaststelling van de begroting 2024 ingestemd met de extra kosten en de verhoging van het budget. In november 2023 is met de aannemer Bouwbedrijf De Vries & Verburg uit Stolwijk de aannemingsovereenkomst gesloten. De planning is, onder voorbehoud van het tijdig uitvoerbaar zijn van de omgevingsvergunning, de nieuwe huisvesting van de buitendienst in november 2024 op te leveren en in gebruik te nemen.

Krimpenerwaard Vooruit!
Om de organisatieontwikkeling en de speerpunten vanuit Krimpenerwaard Vooruit! handen en voeten te geven, zijn er in 2023 diverse ontwikkeltrajecten geweest. De directie en de teammanagers hebben hun relatief nieuwe rol meer eigen gemaakt en zijn aan de slag gegaan met thema’s als besluitvorming, rolduidelijkheid en managementvaardigheden. Het overgrote deel van de teams heeft een of meerdere teamsessies gekregen. In deze sessies hebben ze meer handen en voeten gegeven aan de vijf speerpunten. Na afloop van de sessies zien we dat er meer bewustzijn is voor wat betreft deze speerpunten. Met name de speerpunten "de behoefte van de inwoner staat centraal", "samen komen we verder" en "je neemt verantwoordelijkheid en gaat ervoor" zijn veel besproken. We zien ook dat er al veel goed gaat, dat de speerpunten een vrij natuurlijke kapstok zijn voor al het werk dat we verzetten. De eerste helft van 2024 wordt er verder gewerkt aan het vorm geven van de volgende fase van Krimpenerwaard Vooruit!. Met input van directie, managers en medewerkers wordt bepaald waar de focus van KV! en de speerpunten op moet liggen. 

Hybride werken
Hybride werken is niet meer weg te denken in onze bedrijfsvoering. We hebben goede mogelijkheden en faciliteiten om tijd- en plaatsonafhankelijk te werken. Omdat we het wel van belang vinden de onderlinge verbinding en de verbondenheid met de organisatie goed te houden, hanteren we de richtlijn dat medewerkers minimaal 50% van de tijd op kantoor werken.  Het hybride werken blijkt ook een belangrijk argument voor nieuwe medewerkers om bij de gemeente Krimpenerwaard te komen werken.

Hoe doen we het in cijfers (P&O).

Terug naar navigatie - Hoe doen we het in cijfers (P&O).

De ambtelijke organisatie ervaart ook in 2023 druk, de arbeidsmarkt blijft krap en dit heeft invloed op zowel de uitstroom als het lastig kunnen invullen van vacatures. De inzet op recruitment, strategisch HR beleid, secundaire arbeidsvoorwaarden en goede arbeidsomstandigheden zijn daarom van belang. We hebben hier in 2023 verder op ingezet en ook opleiding en ontwikkeling is en blijft een belangrijk onderdeel van onze HR aanpak.  

Ziekteverzuim
Het verzuim is in 2023 ten opzichte van 2022 iets gestegen: van 6,9% in 2022 naar 7,1% in 2023. Dit met name als gevolg van het langdurig verzuim. Het verzuimcijfer wordt bepaald door het kort, middellang en lang verzuim. Daarnaast kan er sprake zijn van extra lang verzuim (>365 dagen). De stijging wordt net als in 2022 vooral veroorzaakt door het lange verzuim. Het lange verzuim is gestegen naar 4,7%,  in 2022 was dit 3,9%. In tegenstelling tot het lange verzuim, is het korte verzuim gedaald naar 0,6% en is ook de meldingsfrequentie gedaald van 1,1 naar 0,8. We zien dit ook terug in het percentage medewerkers dat zich niet heeft ziekgemeld, van 39% in 2022 is dit gestegen naar 59% van de medewerkers die geen ziekteverzuim hebben gehad in 2023. 

Rekening Rekening Rekening Rekening Rekening
2019 2020 2021 2022 2023
Verzuimpercentage 4,93 5,37 4,93 6,92 7,1

Formatie, bezetting en inhuur derden
Mutaties in de personeelsformatie van de ambtelijke organisatie zijn onvermijdelijk om als gemeente in te spelen op ontwikkelingen en veranderingen. Een toename van de vraag van inwoners (naar ondersteuning van de gemeente) met daarbij ook een grotere complexiteit van deze vragen zorgt voor een toename van de werkvoorraden. Om de dienstverlening naar de inwoner op peil te kunnen houden is het vaak onvermijdelijk extra formatie in te zetten. Daarnaast worden op basis van het collegeprogramma keuzes gemaakt over het inleveren of toevoegen van formatie. 

De formatie per 1.000 inwoners is in 2023 gestegen van 7,46 naar 7,84.  Dit komt onder meer door een uitbreiding van de formatie bij Jeugd, WMO en Participatie. Omdat de formatie op bedrijfsvoering (deels) meegroeit met de organisatie, resulteert deze ontwikkeling in groei van formatie bij o.a. juridische zaken, communicatie en P&O.   
De bezetting is ten opzichte van 2022 gestegen van 6,7 per 1000 inwoners naar 6,98 per 1000 inwoners eind 2023.  
Door meer in te zetten op recruitment zijn er in de loop van 2023 meer vacatures ingevuld. Het percentage inhuur t.o.v. de loonsom is wel gestegen, dit zowel als gevolg van de langere termijn waarin vacatures openstaan als gevolg van de krapte op de arbeidsmarkt, hogere tarieven voor inhuur alsmede als gevolg van het lange ziekteverzuim (vervangingsinhuur).  

Rekening Rekening Rekening Rekening Rekening
2019 2020 2021 2022 2023
Bevolkingsaantal 56.048 56.606 56.622 57.062 57.700
Formatie (aantal fte per 1.000 inw.) 6,9 7 7,1 7,46 7,84
Formatie (totaal) in fte 391,58 399,89 403,66 425,49 452,6
Bezetting (aantal fte per 1.000 inw.) 6,4 6,4 6,7 6,7 6,98
Bezetting (totaal) in fte 359,83 360,62 379,26 383,9 403
Externe inhuur* (% tot. loonsom + tot. Kosten inhuur) 16,67 19,89 18,98 21,38 30
x
x € 1.000 Begroot 2023 Realisatie 2023 Afwijking
Loonsom 37.886 33.374 4.512
Inhuur 6.117 10.683 -4.566
Totaal -54
x
Het voordeel over de taakvelden op de loonkosten betreft bijgeraamde vacatureruimte en loonkosten die ingezet zijn om de extra inhuurlasten te dekken. Niet alle vacatures kunnen direct ingevuld worden. Per saldo is de overschrijding minimaal met € 54.000. In de tussentijdse rapportages is er voor een bedrag van € 1,4 miljoen bijgeraamd voor langdurig verzuim en incidentele inhuur voor diverse extra taken. Dit bedrag is onttrokken aan de egalisatie reserve bedrijfsvoering, reserve sociaal domen en (indirect) vanuit de algemene reserve vrij vermogen.

In-, door- en uitstroom:
De krapte op de arbeidsmarkt is nog steeds goed te zien, het percentage uitstroom is opnieuw gestegen van 14,2% naar 16,63%. Wel zien we dat de instroom ook gestegen is. Door enerzijds verhoging van de formatie en anderzijds focus op recruitment is de instroom aanzienlijk gestegen van 12,1% naar 22%. Doorstroom is ook gestegen, naar 7,44%.    

Rekening Rekening Rekening Rekening Rekening
2019 2020 2021 2022 2023
Instroom in aantal medewerkers 51 49 59 51 92
Instroom in % 12,3 11,7 13,6 12,1 22
Doorstroom in aantal medewerkers 28 24 24 25 30
Doorstroom in % 6,7 5,7 5,5 5,9 7,44
Uitstroom in aantal medewerkers 37 45 43 60 67
Uitstroom in % 8,9 10,7 8,9 14,2 16,63

Integriteitsbeleid 

Met de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren is ook de Ambtenarenwet 2017 in werking getreden. De Ambtenarenwet 2017 geeft het wettelijke kader aan voor wat betreft de rechten en plichten ten aanzien van het thema “integriteit”. Een van die verplichtingen is een jaarlijkse verantwoording over het gevoerde integriteitsbeleid. 

Onze gemeentelijke organisatie is al een aantal jaar bezig met het thema integriteit. In 2023 hebben we dit een extra impuls gegeven door workshops over integriteit te organiseren voor directie, teammanagers en medewerkers. Door deze workshops zijn we ons (nog) beter bewust van integriteit. In deze workshops was aandacht voor het herkennen van integriteitsvalkuilen, het onderling bespreken van deze valkuilen en het op een vriendelijke en rechtvaardige manier van bepalen en aangeven van grenzen. 

Wat is er tot nu toe gerealiseerd?
De gemeente wil een integere organisatie zijn. Dit ligt vast in de Regeling integriteitsbeleid 2022. Dit  beleid is van toepassing voor alle medewerkers in dienst van de gemeente, inclusief inhuurkrachten en stagiaires.

Zoals eerder is aangegeven legt de Ambtenarenwet de gemeente in haar rol als werkgever diverse plichten (basisnormen) op. Deze zijn nader uitgewerkt in diverse documenten.  Het huidige integriteitsbeleid voor de ambtelijke organisatie bestaat uit de volgende documenten:
•    Regeling Integriteitsbeleid;
•    Regeling Gedragscode integriteit;
•    Regeling eed of belofte;
•    Regeling gebruik sociaal media;
•    Regeling nevenwerkzaamheden;
•    Regeling melden vermoeden misstanden;
•    Regeling klachtenbehandeling ongewenst gedrag;

Al deze documenten zijn te raadplegen via het intranet van de organisatie (KIS).

De Regeling melden financiële belangen is aangepast aan de nieuwe managementstructuur. Er zijn functionarissen aangewezen waarvoor een meldingsplicht geldt. Reden: zij vormen een knooppunt in de informatiestromen en (financiële) beslissingen binnen de organisatie. Bovendien vervullen zij in het licht van het integriteitbeleid een voorbeeldrol. 

Vertrouwenspersoon
De organisatie kent zowel een interne als een externe vertrouwenspersoon. Medewerkers zijn hiermee bekend. De vertrouwenspersonen zijn zowel benaderbaar voor Integriteit als voor ongewenste omgangsvormen. 

Verklaring omtrent gedrag en melden nevenfuncties
Onze organisatie beschikt over een procedure voor werving en selectie, waarin ook al aandacht wordt besteed aan integriteit. Het controleren van diploma’s maakt daar deel van uit. Een verklaring omtrent het gedrag is een vereiste voor indiensttreding. Alle nieuwe medewerkers leggen de eed of belofte af.  Inhuurkrachten ondertekenen een geheimhoudingsverklaring. In de overeenkomst met stagiaires is –naast een geheimhouding – bepaald dat het integriteitsbeleid en de gedragscode van toepassing is op de stagiaire. 

Nieuwe medewerkers worden bij indiensttreding ook gewezen op de plicht om nevenwerkzaamheden te melden als deze de belangen van de gemeente kunnen schaden. Uitgangspunt is dat nevenwerkzaamheden zijn toegestaan, mits zij geen belemmering vormen voor het functioneren van de medewerker en/of de gemeente. De regeling nevenwerkzaamheden 2020 is voor medewerkers eenvoudig te raadplegen via het intranet KIS. 

Verantwoord omgaan met informatie
De begrippen goed ambtenaarschap en goed werkgeverschap zijn in het integriteitsbeleid beschreven. De gedragscode geeft regels over wat onder goed ambtelijk handelen wordt verstaan. Daarbij zijn een aantal voorbeelden opgenomen. Een van die regels (ga verantwoord om met informatie) houdt verband met de verplichting van de medewerkers tot geheimhouding van hetgeen hen in verband met hun functie ter kennis is gekomen. Binnen de informatiebeveiliging is de bescherming van privacy van derden heel belangrijk. Onze organisatie kent voorschriften over het omgaan met vertrouwelijke informatie. Bij de in bruikleen gegeven “mobile device”  word gewezen op de Regeling ICT middelen die ook op het intranet KIS is terug te vinden. Hierin zijn regels voor het veilig gebruik van de “mobile device” opgenomen. 
Ook zijn maatregelen getroffen die moeten voorkomen dat onbevoegde derden vertrouwelijke gegevens kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen. Zo heeft iedere medewerker een eigen account waarbij niet iedereen toegang heeft tot alle gegevens en de verschillende digitale schijven van de gemeente. Er is sprake van autorisatiebeperking.

Melden vermoeden misstand of onregelmatigheid
Er is een interne en externe meldingsprocedure voor het melden van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid. De interne melding voorziet in een melding bij de (direct) leidinggevende of de vertrouwenspersoon. In de regeling is toegang tot het Huis van de Klokkenluiders als extern meldpunt opgenomen. De Regeling melding vermoeden misstand of onregelmatigheid en de Meldingsprocedure (vermoeden) integriteitschendingen zijn te raadplegen via het intranet KIS. 

Huisvestingskosten

Terug naar navigatie - Huisvestingskosten

Conform onze financiele verordening (artikel 22 Bedrijfsvoering ) informeren wij u over de huisvestingslasten die ten laste van de exploitatie worden gebracht. Dit betreft o.a. afschrijvings- en rentelasten, energiekosten,  dagelijks- en groot onderhoud, verzekering, beveiliging en schoonmaakkosten. 

Rekening Begroting Rekening
x € 1.000 2022 2023 2023
Afschrijvingen 399 335 335
Rente vaste activa 51 - -
Kapitaallasten 450 335 335
Belastingen 24 26 25
Energielasten 161 268 275
Schoonmaak 169 167 213
Waterverbruik 37 4 3
Beveiliging 81 22 11
Verzekering 27 27 31
Dagelijks onderhoud 114 -19 120
Groot onderhoud 145 145 145
Exploitatielasten 758 640 822
Rekening Begroting Rekening
x € 1.000 2022 2023 2023
Gemeentekantoor 1.208 975 1.158
Gemeentewerf 262 332 279
Huisvestingslasten totaal 1.471 1.307 1.437

Informatie en Automatisering (I&A)

Terug naar navigatie - Informatie en Automatisering (I&A)

Onderstaand is een overzicht opgenomen van de totale automatiseringskosten die ten laste van de exploitatie worden gebracht. Dit betreft o.a. de kosten voor aanschaf en onderhoud van hard- en software, huur/leasekosten van apparatuur, kosten voor mobiele telefonie en lasten in verband met rente en afschrijving.  

Rekening Begroting Rekening
x € 1.000 2022 2023 2023
Afschrijvingen 400 382 382
Rente vaste activa 8 - -
Kapitaallasten 408 382 382
Ombuigingbestaand beleid
Duurzame goederen 103 46 68
Beveiligingskosten 19 91 34
Huur/lease machines 67 49 28
Aanschaf & onderhoud software 1.839 2.297 2.188
Aanschaf & onderhoud hardware 120 144 179
Datacommunicatie 49 91 27
Telefoonkosten 117 142 158
Exploitatielasten 2.314 2.860 2.682
Rekening Begroting Rekening
x € 1.000 2022 2023 2023
Lasten automatisering 2.314 2.860 2.682
Totaal 2.314 2.860 2.682

Griffie & Gemeenteraad

Terug naar navigatie - Griffie & Gemeenteraad

Conform onze financiele verordening (artikel 22 Bedrijfsvoering ) informeren wij u over de gedane uitgaven voor de raad, de griffie, de rekenkamer en de accountant

Rekening Begroting Rekening
x € 1.000 2022 2023 2023
Gemeenteraad (incl. commissie) 797 848 791
Rekenkamer 61 81 77
Griffie 523 565 564
Accountant 148 94 157
Totaal 1.529 1.588 1.588

Rechtmatigheidsverantwoording

Terug naar navigatie - Rechtmatigheidsverantwoording

Rechtmatigheidsverantwoording

De rechtmatigheidsverantwoording heeft betrekking op drie criteria: begrotingscriterium, voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. Onderstaand volgt een korte omschrijving van deze criteria, gevolgd door een overzicht van de gevonden afwijkingen. Afwijkingen hoger dan € 100.000,- worden nader toegelicht.

Begrotingscriterium

Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door uw raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investerings- en projectbudgetten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen.
Volgens het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) dienen de afwijkingen in de jaarrekening herkenbaar te worden opgenomen en van een toelichting te worden voorzien. Als blijkt dat de gerealiseerde uitgaven op programmaniveau hoger zijn dan geautoriseerd, is er sprake van begrotingsonrechtmatigheid. 

Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. De volgende begrotingsonrechtmatigheden vallen binnen de beleidskaders van uw raad en zijn derhalve acceptabel:

•    Budgetoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet;
•    Budgetoverschrijdingen bij open einde regelingen. Vaak blijkt vanwege dit open einde karakter in het kader van het opmaken van de jaarrekening een (niet eerder geconstateerde) overschrijding;
•    Budgetoverschrijdingen betreffende activiteiten welke achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd omdat dit bijvoorbeeld bij nader onderzoek van de subsidieverstrekker, belastingdienst of een toezichthouder blijkt. Er zijn dan geen rechtmatigheidsgevolgen voor het jaar waarin deze verantwoord worden;
•    Budgetoverschrijdingen op activeerbare activiteiten waarvan de gevolgen zichtbaar worden via hogere afschrijvings- en financieringslasten in latere jaren.

De acceptabele begrotingsonrechtmatigheden worden wel opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording, maar worden niet toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording.

Bij investerings- en projectbudgetten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde investeringsbudget. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaalbedrag van het investeringsbudget, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

Voorwaardencriterium

Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

Geconstateerde afwijkingen

Begrotingscriterium (in euro x 1.000) Bedrag
1a Overschrijding lasten programma’s 1.455
Overschrijding programma Bestuur en Ondersteuning : Personeelslasten 1.156
Overschrijding programma Bestuur en Ondersteuning : Dotatie voorziening 163
Overschrijding programma Verkeer, vervoer en Waterstaat: Hogere onderhoudskosten 136
1b Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten) 786
2 Ongeautoriseerde reservemutaties -
3 Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld -
Totaal begrotingsonrechtmatigheden 2.241
4 Totaal van de begrotingsonrechtmatigheden (van onderdeel 1 en 2) dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf als acceptabel is geduid vermelden en verwijzen naar dit vooraf vastgestelde beleid.
4a Budgetoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet; 513
4b Budgetoverschrijdingen bij open einde regelingen. Vaak blijkt vanwege dit open einde karakter in het kader van het opmaken van de jaarrekening een (niet eerder geconstateerde) overschrijding; -
4c Budgetoverschrijdingen betreffende activiteiten welke achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd, omdat dit bijvoorbeeld bij nader onderzoek van de subsidieverstrekker, belastingdienst of een toezichthouder blijkt. Er zijn dan geen rechtmatigheidsgevolgen voor het jaar waarin deze verantwoord worden; -
4d Budgetoverschrijdingen op activeerbare activiteiten waarvan de gevolgen zichtbaar worden via hogere afschrijvings- en financieringslasten in latere jaren. 273
Totaal begrotingsonrechtmatigheden, zonder gevolgen (acceptabel, gecompenseerd, open einde etc.) 786
5 Resterend saldo aan begrotingsonrechtmatigheden 1.455
3
Voorwaardencriterium Bedrag
* Europese aanbestedingen 223
* Overige onrechtmatigheden < dan 100.000 93
316
3
Misbruik en oneigenlijkgebruik criterium Bedrag
* Geen bevindingen -
-
3
G Verantwoordingsgrens Bedrag
1% van € 200.622.616 (totaal van lasten inclusief reserveringen, afgerond) 2.006

Toelichting acceptabele onrechtmatigheden

De overschrijdingen op de investeringsbudgetten (kredieten) zijn acceptabel op grond van de Financiële verordening Krimpenerwaard 2023. Een groot deel hiervan (€ 513.000) betreft een budgetoverschrijding die wordt gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten (in dit geval bijdragen van derden). Het restant (€ 273.000) betreft budgetoverschrijdingen op activeerbare activiteiten waarvan de gevolgen zichtbaar worden via hogere afschrijvings- en financieringslasten in latere jaren.

Toelichting bij geconstateerde afwijkingen boven € 100.000,-

Afwijking: Personeelslasten. In dit geval betreft het een afwijking inzake hogere inhuur - en personeelslasten. Deze worden deels gedekt door beschikbare inhuurbudgetten op andere taakvelden en onttrekkingen uit reserves.

Oorzaak: Gezien de drukte op de arbeidsmarkt en de bijkomende hogere inhuurlasten staan de personeelsbudgetten danig onder druk.


Maatregel: We investeren in de verbetering van de informatievoorziening op het gebied van de formatie en bezetting. Daarnaast zijn we kritisch op tijdelijke inhuur, maar hebben we ook de dienstverlening op peil te houden. We informeren uw raad via de P&C cyclus zo adequaat en tijdig als mogelijk over de toereikendheid van de budgetten.


Begrotingsonrechtmatigheden:


Afwijking: Dotatie voorziening. In dit geval betreft dit een afwijking inzake een aanvullende dotatie aan de voorziening pensioenen (vm) wethouders. Een deel van deze pensioenen was niet opgenomen in de voorziening, maar als structurele last geraamd. Op aanbeveling van de accountant is dit gecorrigeerd en worden nu alle pensioenen van (vm) wethouders gedekt uit de voorziening.

Oorzaak: Op basis van historie en eerdere afstemming met ministerie en voorgaande accountant was deze situatie in stand gehouden als zijnde een langzaam aflopende situatie. 

Maatregel: Door de aanvullende dotatie is er geen noodzaak meer tot verdere maatregelen.

Afwijking: Onderhoudskosten. In dit geval betreft het een aantal afwijkingen kleiner dan 100K. De afwijkingen zijn toegelicht in het programma Verkeer, Vervoer en Waterstaat.

Oorzaak: De oorzaak voor de verschillende afwijkingen ligt met name in de stijgende kosten van de onderhoud.

Maatregel: Via de P&C cyclus informeren wij u zo adequaat en tijdig mogelijk over benodigde aanpassingen in de onderhoudsbudgetten.

Europese aanbestedingen:


Afwijking: Ten aanzien van de Europese aanbestedingen is er een  afwijking geconstateerd met betrekking tot de inkoop van met name technische materialen en het onderhoud daarvan. 


Oorzaak: De oorzaak voor de geconstateerde afwijking ligt met name in het feit dat niet duidelijk genoeg gedefinieerd kan worden waarom er sprake is, of zou zijn, van separate opdrachten. In de aard van de leveringen en diensten kan qua aard een overeenkomst gevonden worden wat maakt dat daarmee de aanbestedingsgrenzen overschreden zouden worden.

Maatregel: In algemene zin zal de organisatie nog nadrukkelijker sturen op de bewaking van de aanbestedingsgrenzen door periodiek de analyse hierop te verzorgen. In specifieke zin zal de aard van de werkzaamheden in deze specifieke casus nader uitgelicht worden en kan dit leiden tot een op onderdelen herziene aanbesteding.


Geconstateerde afwijkingen door de accountant
Het kan voorkomen dat de accountant ook nog constateringen doet die niet eerder zijn opgemerkt door de eigen organisatie. Dergelijke constateringen blijven te allen tijde staan in de definitieve verantwoording, ook als ze door de eigen organisatie inmiddels ongedaan gemaakt zijn. Dit laatste wordt dan vermeld met ook hier weer, welke maatregelen het college genomen heeft of neemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.