E. Bedrijfsvoering

Algemeen

Terug naar navigatie - Algemeen

Algemeen

Het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) geeft in artikel 14 aan dat de paragraaf bedrijfsvoering tenminste inzicht geeft in de stand van zaken en beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering. Bedrijfsvoering gaat over de manier waarop we middelen inzetten om onze taken te vervullen en de afgesproken resultaten te leveren. Dit alles op een zo effectief en ëfficient mogelijke manier.

Wij en de accountant zijn wederom tevreden met de constructieve samenwerking. Bij de interim controle zijn er meer afstemmomenten vooraf en tijdens de controle geweest. Dit leidt tot een efficiënt verloop van de jaarrekeningcontrole. We hebben de accountant ook meegenomen in de aanvullende beheersingsmaatregelen als gevolg van de COVID19.

Welke resultaten hebben we in 2021 bereikt?

Terug naar navigatie - Welke resultaten hebben we in 2021 bereikt?

Doorontwikkeling A3 naast P&C - cyclus 
Voor 2021 was door directie en managers een concernplan opgesteld, waarmee focus, samenhang en prioriteit was aangebracht. Integraliteit en kwaliteit stonden en staan daarbij centraal. Het monitoren van de bedrijfsvoering is ook in 2021, naast de reguliere planning- en control cyclus, gebeurd met behulp van de zogenaamde A3-methodiek. Het (A3-) concernplan is onderdeel van deze methodiek en is uitgewerkt in onderliggende A3-afdelingsplannen en A3-programmaplannen. Op basis van hiervan zijn werkafspraken gemaakt met individuele medewerkers. In 2021 is periodiek (in digitale sessies) de voortgang van de uitvoering van de A3-plannen besproken. De managers hebben deze gesprekken teruggekoppeld in werkafspraken aan de medewerkers. 

Informatiebeveiliging en privacybescherming
De digitalisering in de samenleving zet door. Niet alleen het dagelijkse werk wordt in hoge mate ondersteund door ICT, steeds vaker nemen slimme applicaties, algoritmes en innovaties werk van mensen over. Daarmee nemen ook de risico’s ten aanzien van beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid toe. Dat verplicht de gemeente verantwoordelijkheid te nemen in de digitale samenleving en te streven naar een verdere verhoging van de digitale weerbaarheid.
Daar is in 2021 op diverse manieren invulling aan gegeven. Er is gewerkt technische veiligheidsmaatregelen, aan processen die daaraan bijdragen en aan de verhoging van het bewustzijn op het gebied van informatieveiligheid.
De informatiesystemen van de gemeente zijn door middel van pentests onafhankelijk gecontroleerd op technische naleving van informatiebeveiligingsnormen en de geconstateerde tekortkomingen zijn en worden opgelost. Er is in het afgelopen jaar 11 keer een informatiebeveiligingsincident behandeld waarbij sprake was van een datalek. Het veiligheidsprobleem waar de meeste tijd en aandacht naar is uitgegaan betrof de Log4j-kwetsbaarheid. Een softwarecomponent die wereldwijd in heel veel applicaties voorkomt en die succesvol is aangepast.

Corona
De corona - maatregelen hebben ook in 2021 grote invloed gehad op de organisatie, maar opnieuw is de organisatie er in geslaagd de continuiteit van de bedrijfsvoering te borgen. Op individuele dossiers hebben we niet die dienstverlening geleverd die we voor ogen hebben. Een bijzondere prestatie omdat door de lengte en het voortduren van de crisis de impact op de medewerkers alleen maar is toegenomen: aanhoudende onzekerheid, nieuwe maatregelen die direct handelen vragen, het vooral op afstand moeten blijven (samen)werken en allerlei gedragsvoorschriften. Dat alles trok een grote wissel op onze medewerkers. Ook in de privésfeer. De zorg voor onze medewerkers was een belangrijk aandachtpunt.

Huisvesting
Na de instemming van de raad met de resultaten van de businesscase kantoorhuisvesting in juni 2021, heeft het college een programma van ruimte voor een nieuwe kantoorhuisvesting laten opstellen.
Het programma van ruimte vormt één van de onderliggers van het besluit van de raad op 21 december 2021 om te komen tot een nieuwe centrale kantoorhuisvesting en een krediet beschikbaar te stellen voor het maken van een ontwerp. Als voorkeurslocatie is besloten het gebied Veerweg en omgeving in Bergambacht aan te wijzen. Met de vaststelling van de nota van uitgangspunten heeft de raad de financiële en ruimtelijke kaders voor het nieuwe gemeentehuis vastgesteld. De planning is om in 2022 te komen tot een definitieve locatiekeuze en de raad in 2023 het besluit te laten nemen over het voorlopig ontwerp en het realisatiebudget.
Op 21 december 2021 heeft de raad ook besloten in te stemmen met de centralisatie van de huisvesting van de buitendienst op het perceel Veerweg 8 in Bergambacht en een krediet  beschikbaar te stellen voor het ontwerp en de realisatie.

Krimpenerwaard Vooruit!
Het realiseren van onze bestuurlijke ambities in een voortdurend veranderende omgeving vraagt een wendbare en daadkrachtige organisatie die onderscheid en keuzes durft te maken. Bestuur, management en medewerkers geven daar ieder vanuit zijn eigen rol gezamenlijk invulling aan. Daarnaast moeten in de organisatiestructuur een aantal zaken veranderen. De huidige manier van organiseren en aansturen halen we niet het maximale uit onze organisatie. Wendbaarheid en daadkracht vraagt andere afspraken en structuren. Minder rechtlijnig en ‘hard’, maar juist meer vloeiend en flexibel. De organisatie kan niet zonder verticale sturing, maar horizontale samenwerking is cruciaal om als organisatie succesvol te blijven. Dit geldt intern maar bovenal ook richting de samenleving en richting professionele partners.

Krimpenerwaard Vooruit! vormt het startpunt voor de ontwikkeling van de organisatie. Om de nieuwe beweging in de organisatie te ondersteunen is met ingang van 1 januari 2022 de organisatiestructuur aangepast. Voor de inrichting zijn drie uitgangspunten geformuleerd: medewerker centraal, teams als basis en twee managementlagen. 

De  aanpassing van de organisatiestructuur is het resultaat van een organisatiebreed proces bestaande uit een aantal stappen dat in de eerste helft van 2021 is doorlopen. Binnen elke stap hebben één of meerdere workshops plaatsgevonden om input op te halen bij medewerkers, leidinggevenden en bestuurders. Elk eindproduct van een stap was input voor de volgende stap. 

Hoe doen we het in cijfers (P&O).

Terug naar navigatie - Hoe doen we het in cijfers (P&O).

De ambtelijke organisatie staat onder druk. De arbeidsmarkt blijft krap en dat is voelbaar in de organisatie. De uitstroom blijft hoog terwijl het invullen van vacatures vaak lang duurt. Secundaire arbeidsvoorwaarden en werkomgeving  zijn steeds belangrijker om gekwalificeerde medewerkers aan te trekken. Denk hierbij aan opleiding, bereikbaarheid en een aantrekkelijke werkplek.

Ziekteverzuim
Het verzuim in 2021 is ten opzichte van 2020 gedaald. Het verzuimcijfer wordt bepaald door het kort, middellang en lang verzuim in de verhouding van 1:2:3. De daling wordt vooral veroorzaakt door een afname van het extra lang verzuim (> 365 dagen) van 1,81% naar 1,31%. Ook het middellange verzuim is gedaald. Van 0,59% in 2020 tot 0,48% in 2021. De daling is deels het gevolg van uitstroom, deels het resultaat van preventie en intensieve begeleiding.

2018 2019 2020 2021
Verzuimpercentage 4,39 4,93 5,37 4,93

Formatie, bezetting en inhuur derden

Mutaties in de personeelsformatie van de ambtelijke organisatie zijn onvermijdelijk om als gemeente in te spelen op ontwikkelingen en veranderingen. Op basis van het collegeprogramma worden keuzes gemaakt over het inleveren of toevoegen van formatie. In voorkomend geval worden deze mutaties opgenomen in de begroting, de kadernota en de tussenrapportages.

De formatie per 1.000 inwoners is in 2021 licht gestegen. De bezetting is in 2021 gestegen ten opzichte van 2020. Het percentage externe inhuur in 2021 houdt verband met het opvangen van het personeelsverloop, vervanging voor ziekte, de uitvoering van projecten en de extra taken als gevolg van de corona - maatregelen.

2018 2019 2020 2021
Bevolkingsaantal 55.666 56.048 56.606 56.622
Formatie (aantal fte per 1.000 inw.) 6,9 6,9 7 7,1
Formatie (totaal) in fte 393,42 391,58 399,89 403,66
Bezetting (aantal fte per 1.000 inw.) 6,3 6,4 6,4 6,7
Bezetting (totaal) in fte 348,06 359,83 360,62 379,26
Externe inhuur* (% tot. loonsom + tot. Kosten inhuur) 15,7 16,67 19,89 18,98

In-, door- en uitstroom:
De onderstaande cijfers weerspiegelen de situatie op de arbeidsmarkt. De arbeidsmarkt blijft krap. De uitstroom blijft onveranderd hoog. Het betreft vooral medewerkers die vrijwillig ontslag hebben genomen of met pensioen gingen. Om de situatie op de arbeidsmarkt beter het hoofd te bieden is in 2021 gestart met een andere - meer eigentijdse - manier van werven. 

2018 2019 2020 2021
Instroom in aantal medewerkers 46 51 49 59
Instroom in % 11,3 12,3 11,7 13,6
Doorstroom in aantal medewerkers 13 28 24 24
Doorstroom in % 3,2 6,7 5,7 5,5
Uitstroom in aantal medewerkers 25 37 45 43
Uitstroom in % 6,1 8,9 10,7 8,9

Integriteitsbeleid 

Met de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren is ook de Ambtenarenwet 2017 in werking getreden. De Ambtenarenwet 2017 geeft het wettelijke kader aan voor wat betreft de rechten en plichten ten aanzien van het thema “integriteit”. In van die verplichtingen is een jaarlijkse verantwoording over het gevoerde integriteitsbeleid. 

Onze gemeentelijke organisatie is al een aantal jaar bezig met het thema integriteit. Zo is er een integriteitsbeleid vastgesteld en aan de meeste basisnormen voor integriteit wordt voldaan. Echter het onderwerp integriteit is nooit klaar! De organisatie blijft zich verder ontwikkelen en wil meer stappen zetten voor professionalisering. Dit document maakt de balans op voor het tot nu toe gevoerde integriteitsbeleid. Het doel is om de huidige inzichten te evalueren en om te zetten naar speerpunten voor de komende jaren. Zo wordt de integriteit van onze gemeentelijke organisatie verder verstrekt. 

Dit jaarverslag geeft een overzicht van de werkzaamheden in de afgelopen periode. Verder wordt inzicht gegeven over de voortgang en de activiteiten op het gebied van integriteit. Tot slot volgt een doorkijk naar de plannen en verdere ambities ten aanzien van het integriteitsbeleid. 

De eerlijkheid gebiedt op te merken dat er afgelopen periode beperkt is ingezet op het verder ontwikkelen van de plannen en ambities. Door COVID-19 lag de focus op het continueren van de bedrijfsvoering vanuit de thuissituatie. Hierdoor is het accent komen te liggen op andere thema’s zoals gegevensbescherming tijdens het thuiswerken. 

Wat is er tot nu toe gerealiseerd?
De gemeente wil een integere organisatie zijn. Dit ligt vast in de Regeling integriteitsbeleid 2020. Dit  beleid is van toepassing voor alle medewerkers in dienst van de gemeente, inclusief inhuurkrachten en stagiaires.

Zoals eerder is aangegeven legt Ambtenarenwet legt de gemeente in haar rol als werkgever diverse plichten (basisnormen) op. In onderstaande tabel wordt hiervan een overzicht gegeven inclusief de huidige stand van zaken.

Het huidige integriteitsbeleid voor de ambtelijke organisatie bestaat uit de volgende documenten:
•    Regeling Integriteitsbeleid;
•    Regeling Gedragscode integriteit;
•    Regeling eed of belofte;
•    Regeling gebruik sociaal media;
•    Regeling nevenwerkzaamheden;
•    Regeling melden vermoeden misstanden;
•    Regeling klachtenbehandeling ongewenst gedrag;

Alle deze documenten zijn te raadplegen via het internet van de organisatie (KIS).

De Regeling melden financiële belangen is aangepast aan de nieuwe managementstructuur. Er zijn functionarissen aangewezen waarvoor een meldingsplicht geldt. Reden: zij vormen een knooppunt in de informatiestromen en (financiële) beslissingen binnen de organisatie. Bovendien vervullen in het licht van het integriteitbeleid een voorbeeldrol. 

Vertrouwenspersoon
De organisatie kent op dit moment één externe vertrouwenspersoon voor zowel integriteit als ongewenste omgangsvormen. De vertrouwenspersoon heeft hiervoor specifieke opleidingen gevolgd. 

Verklaring omtrent gedrag en melden nevenfuncties
Onze organisatie beschikt over een procedure voor werving en selectie, waarin ook al aandacht wordt besteed aan integriteit. Het controleren van diploma’s maakt daar deel van uit. Een verklaring omtrent het gedrag is een vereiste voor indiensttreding. Alle nieuwe medewerkers leggen de eed of belofte af. Vanaf 2020 is dit deels digitaal gedaan als gevolg van de coronamaatregelen. Inhuurkrachten ondertekenen een geheimhoudingsverklaring. In de overeenkomst met stagiaires is –naast een geheimhouding – bepaald dat het integriteitsbeleid en de gedragscode van toepassing is op de stagiaire.

Nieuwe medewerkers worden bij indiensttreding ook gewezen op de plicht om nevenwerkzaamheden te melden als deze de belangen van de gemeente kunnen schaden. Uitgangspunt is dat nevenwerkzaamheden zijn toegestaan, mits zij geen belemmering vormen voor het functioneren van de medewerker en/of de gemeente. De regeling nevenwerkzaamheden 2020 is voor medewerkers eenvoudig te raadplegen via het intranet KIS.

Verantwoord omgaan met informatie
De begrippen goed ambtenaarschap en goed werkgeverschap zijn in het integriteitsbeleid beschreven. De gedragscode geeft regels over wat onder goed ambtelijk handelen wordt verstaan. Daarbij zijn een aantal voorbeelden opgenomen. Een van die regels (ga verantwoord om met informatie) houdt verband met de verplichting van de medewerkers tot geheimhouding van hetgeen hen in verband met hun functie ter kennis is gekomen. Binnen de informatiebeveiliging is de bescherming van privacy van derden heel belangrijk. Onze organisatie kent voorschriften over het omgaan met vertrouwelijke informatie. Bij de in bruikleen gegeven “mobile device”  word gewezen op de Regeling ICT middelen die ook op het intranet KIS is terug te vinden. Hierin zijn regels voor het veilig gebruik van de “mobile device” opgenomen. 
Ook zijn maatregelen getroffen die moeten voorkomen dat onbevoegde derden vertrouwelijke gegevens kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen. Zo heeft iedere medewerker een eigen account waarbij niet iedereen toegang heeft tot alle gegevens en de verschillende digitale schijven van de gemeente. Er is sprake van autorisatiebeperking.

Melden vermoeden misstand of onregelmatigheid
Er is een interne en externe meldingsprocedure voor het melden van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid. De interne melding voorziet in een melding bij de (direct) leidinggevende of de vertrouwenspersoon. In de regeling is toegang tot het Huis van de Klokkenluiders als extern meldpunt opgenomen. De Regeling melding vermoeden misstand of onregelmatigheid en de Meldingsprocedure (vermoeden) integriteitschendingen zijn te raadplegen via het intranet KIS. 
Er zijn het afgelopen kalenderjaar geen signalen over ongewenst gedrag of meldingen over vermoedens van misstanden dan wel andere signalen over integriteitsschendingen ontvangen. 
Ook bij het Huis voor Klokkenluiders zijn vanuit onze organisatie geen meldingen of klachten ontvangen.

 

In juli 2021 is een anonieme klachtenbrief per mail over mogelijke misstanden, ontstaan in de periode voor 2015 ontvangen. 

Het college heeft daarop besloten aan Strated Consulting opdracht te verstrekken voor het uitvoeren van een onafhankelijk feitenonderzoek. Het onafhankelijk feitenonderzoek is uitgevoerd en de bevindingen zijn aan het college gerapporteerd in het opgestelde rapport “Feitenonderzoek anonieme klachtenmail” van Strated Consulting. 

Volgens het onderzoek wordt bewezen geacht dat doelbewust schijnconstructies zijn opgezet om bedrijven waar een gemeentelijk medewerker zakelijke belangen had, in te huren. Kunstmatige ophoging van en/of het indienen van valse facturen valt hierbij niet uit te sluiten. Er was onvoldoende sprake van functiescheiding, waardoor partijen in de voormalig gemeente Vlist ondanks belangenverstrengeling projecten konden uitvoeren. Hierbij wordt tevens niet uitgesloten dat bepaalde partijen zijn bevoordeeld bij aanbestedingen, die bij een zuivere procedure mogelijkerwijs tot een ander resultaat zouden hebben geleid. Geen enkele partij is momenteel nog werkzaam als contractpartij voor of binnen de gemeente Krimpenerwaard. 

Het college heeft op basis van dit onderzoek aangifte gedaan van strafbare feiten. Het onderzoek hiernaar loopt nog. 

Het college ziet op basis van de uitkomsten van het onderzoek aanleiding om de huidige processen onder de loep te nemen. Daarom is ook een interne audit in gang gezet rondom het inkoop- en aanbestedingsproces, het inkoop- en facturenproces en de mandaatstructuur binnen de gemeente Krimpenerwaard. De uitkomsten van deze audit zullen met de auditcommissie worden besproken.