Integriteitsbeleid
Met de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren is ook de Ambtenarenwet 2017 in werking getreden. De Ambtenarenwet 2017 geeft het wettelijke kader aan voor wat betreft de rechten en plichten ten aanzien van het thema “integriteit”. In van die verplichtingen is een jaarlijkse verantwoording over het gevoerde integriteitsbeleid.
Onze gemeentelijke organisatie is al een aantal jaar bezig met het thema integriteit. Zo is er een integriteitsbeleid vastgesteld en aan de meeste basisnormen voor integriteit wordt voldaan. Echter het onderwerp integriteit is nooit klaar! De organisatie blijft zich verder ontwikkelen en wil meer stappen zetten voor professionalisering. Dit document maakt de balans op voor het tot nu toe gevoerde integriteitsbeleid. Het doel is om de huidige inzichten te evalueren en om te zetten naar speerpunten voor de komende jaren. Zo wordt de integriteit van onze gemeentelijke organisatie verder verstrekt.
Dit jaarverslag geeft een overzicht van de werkzaamheden in de afgelopen periode. Verder wordt inzicht gegeven over de voortgang en de activiteiten op het gebied van integriteit. Tot slot volgt een doorkijk naar de plannen en verdere ambities ten aanzien van het integriteitsbeleid.
De eerlijkheid gebiedt op te merken dat er afgelopen periode beperkt is ingezet op het verder ontwikkelen van de plannen en ambities. Door COVID-19 lag de focus op het continueren van de bedrijfsvoering vanuit de thuissituatie. Hierdoor is het accent komen te liggen op andere thema’s zoals gegevensbescherming tijdens het thuiswerken.
Wat is er tot nu toe gerealiseerd?
De gemeente wil een integere organisatie zijn. Dit ligt vast in de Regeling integriteitsbeleid 2020. Dit beleid is van toepassing voor alle medewerkers in dienst van de gemeente, inclusief inhuurkrachten en stagiaires.
Zoals eerder is aangegeven legt Ambtenarenwet legt de gemeente in haar rol als werkgever diverse plichten (basisnormen) op. In onderstaande tabel wordt hiervan een overzicht gegeven inclusief de huidige stand van zaken.
Het huidige integriteitsbeleid voor de ambtelijke organisatie bestaat uit de volgende documenten:
• Regeling Integriteitsbeleid;
• Regeling Gedragscode integriteit;
• Regeling eed of belofte;
• Regeling gebruik sociaal media;
• Regeling nevenwerkzaamheden;
• Regeling melden vermoeden misstanden;
• Regeling klachtenbehandeling ongewenst gedrag;
Alle deze documenten zijn te raadplegen via het internet van de organisatie (KIS).
De Regeling melden financiële belangen is aangepast aan de nieuwe managementstructuur. Er zijn functionarissen aangewezen waarvoor een meldingsplicht geldt. Reden: zij vormen een knooppunt in de informatiestromen en (financiële) beslissingen binnen de organisatie. Bovendien vervullen in het licht van het integriteitbeleid een voorbeeldrol.
Vertrouwenspersoon
De organisatie kent op dit moment één externe vertrouwenspersoon voor zowel integriteit als ongewenste omgangsvormen. De vertrouwenspersoon heeft hiervoor specifieke opleidingen gevolgd.
Verklaring omtrent gedrag en melden nevenfuncties
Onze organisatie beschikt over een procedure voor werving en selectie, waarin ook al aandacht wordt besteed aan integriteit. Het controleren van diploma’s maakt daar deel van uit. Een verklaring omtrent het gedrag is een vereiste voor indiensttreding. Alle nieuwe medewerkers leggen de eed of belofte af. Vanaf 2020 is dit deels digitaal gedaan als gevolg van de coronamaatregelen. Inhuurkrachten ondertekenen een geheimhoudingsverklaring. In de overeenkomst met stagiaires is –naast een geheimhouding – bepaald dat het integriteitsbeleid en de gedragscode van toepassing is op de stagiaire.
Nieuwe medewerkers worden bij indiensttreding ook gewezen op de plicht om nevenwerkzaamheden te melden als deze de belangen van de gemeente kunnen schaden. Uitgangspunt is dat nevenwerkzaamheden zijn toegestaan, mits zij geen belemmering vormen voor het functioneren van de medewerker en/of de gemeente. De regeling nevenwerkzaamheden 2020 is voor medewerkers eenvoudig te raadplegen via het intranet KIS.
Verantwoord omgaan met informatie
De begrippen goed ambtenaarschap en goed werkgeverschap zijn in het integriteitsbeleid beschreven. De gedragscode geeft regels over wat onder goed ambtelijk handelen wordt verstaan. Daarbij zijn een aantal voorbeelden opgenomen. Een van die regels (ga verantwoord om met informatie) houdt verband met de verplichting van de medewerkers tot geheimhouding van hetgeen hen in verband met hun functie ter kennis is gekomen. Binnen de informatiebeveiliging is de bescherming van privacy van derden heel belangrijk. Onze organisatie kent voorschriften over het omgaan met vertrouwelijke informatie. Bij de in bruikleen gegeven “mobile device” word gewezen op de Regeling ICT middelen die ook op het intranet KIS is terug te vinden. Hierin zijn regels voor het veilig gebruik van de “mobile device” opgenomen.
Ook zijn maatregelen getroffen die moeten voorkomen dat onbevoegde derden vertrouwelijke gegevens kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen. Zo heeft iedere medewerker een eigen account waarbij niet iedereen toegang heeft tot alle gegevens en de verschillende digitale schijven van de gemeente. Er is sprake van autorisatiebeperking.
Melden vermoeden misstand of onregelmatigheid
Er is een interne en externe meldingsprocedure voor het melden van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid. De interne melding voorziet in een melding bij de (direct) leidinggevende of de vertrouwenspersoon. In de regeling is toegang tot het Huis van de Klokkenluiders als extern meldpunt opgenomen. De Regeling melding vermoeden misstand of onregelmatigheid en de Meldingsprocedure (vermoeden) integriteitschendingen zijn te raadplegen via het intranet KIS.
Er zijn het afgelopen kalenderjaar geen signalen over ongewenst gedrag of meldingen over vermoedens van misstanden dan wel andere signalen over integriteitsschendingen ontvangen.
Ook bij het Huis voor Klokkenluiders zijn vanuit onze organisatie geen meldingen of klachten ontvangen.
In juli 2021 is een anonieme klachtenbrief per mail over mogelijke misstanden, ontstaan in de periode voor 2015 ontvangen.
Het college heeft daarop besloten aan Strated Consulting opdracht te verstrekken voor het uitvoeren van een onafhankelijk feitenonderzoek. Het onafhankelijk feitenonderzoek is uitgevoerd en de bevindingen zijn aan het college gerapporteerd in het opgestelde rapport “Feitenonderzoek anonieme klachtenmail” van Strated Consulting.
Volgens het onderzoek wordt bewezen geacht dat doelbewust schijnconstructies zijn opgezet om bedrijven waar een gemeentelijk medewerker zakelijke belangen had, in te huren. Kunstmatige ophoging van en/of het indienen van valse facturen valt hierbij niet uit te sluiten. Er was onvoldoende sprake van functiescheiding, waardoor partijen in de voormalig gemeente Vlist ondanks belangenverstrengeling projecten konden uitvoeren. Hierbij wordt tevens niet uitgesloten dat bepaalde partijen zijn bevoordeeld bij aanbestedingen, die bij een zuivere procedure mogelijkerwijs tot een ander resultaat zouden hebben geleid. Geen enkele partij is momenteel nog werkzaam als contractpartij voor of binnen de gemeente Krimpenerwaard.
Het college heeft op basis van dit onderzoek aangifte gedaan van strafbare feiten. Het onderzoek hiernaar loopt nog.
Het college ziet op basis van de uitkomsten van het onderzoek aanleiding om de huidige processen onder de loep te nemen. Daarom is ook een interne audit in gang gezet rondom het inkoop- en aanbestedingsproces, het inkoop- en facturenproces en de mandaatstructuur binnen de gemeente Krimpenerwaard. De uitkomsten van deze audit zullen met de auditcommissie worden besproken.