COVID-19
2020 is een bijzonder jaar geweest. Sinds half maart 2020 hebben we zoveel mogelijk thuis gewerkt. Alleen de medewerkers met de functies die echt niet thuis kunnen worden gedaan, zoals de baliemedewerkers, buitendienstmedewerkers en de BOA's, zijn op kantoor geweest. Het heeft op iedereen een grote impact gehad en we zijn blij verrast door de wendbaarheid van onze medewerkers. Alle medewerkers zijn optimaal gefaciliteerd in het thuiswerken. De hardware is op hoog tempo uitgeleverd. Daarnaast is er gezorgd voor andere voorzieningen, zoals bureaustoelen en andere ARBO-zaken. Qua werkprocessen en overlegvormen hebben onze medewerkers zich snel aangepast. Ze zijn inventief geweest om de bedrijfsvoering zoveel als mogelijk door te laten gaan.
In 2020 hebben we veel aandacht gehad voor de zorg voor onze medewerkers. Het zijn onzekere tijden die soms veel van mensen vraagt. Het volledig thuiswerken, soms in combinatie met thuisonderwijs, de zorgen om de gezondheid van jezelf en naasten, het verminderde contact met je collega's kunnen zijn weerslag hebben op de belastbaarheid. Om medewerkers zich gezien en betrokken te laten voelen hebben we diverse activiteiten opgezet. Dit varieert van online ontmoetingen, een beweegchallenge, laagdrempelige mentale ondersteuning, trainingen om het thuiswerken goed vorm te geven tot extra vormen van communicatie, het nog duidelijker uiten van waardering en het versturen van attenties.
Deze activiteiten hebben bovenop de reguliere activiteiten plaatsgevonden.
A3- methodiek
Het monitoren van onze bedrijfsvoering doen we, naast de reguliere planning- en controlcyclus, met behulp van de A3-methodiek. Deze methodiek zorgt onder andere voor focus op de essentie. Op basis van de organisatiedoelstellingen, het collegeprogramma en de begroting is er een concernplan opgesteld. Dit concernplan is het brondocument voor alle afdelingsjaarplannen. De uitvoering van deze plannen zijn twee keer per jaar door de directie en afdelingsmanager besproken om zo de voortgang te monitoren.
Wendbare organisatie
Om succesvol te zijn en te blijven als organisatie moeten we wendbaar zijn. Een wendbare organisatie is in onze ogen een organisatie die zich in alle geledingen kan aanpassen aan de veranderingen in de samenleving, de toenemende digitalisering en de veranderende klantbehoefte. De veranderingen zijn niet altijd duidelijk en daardoor soms ook ingewikkeld. Een wendbare organisatie is continue in verandering, biedt ruimte aan experimenten, werkt daarin samen en benut ieders inzet en kwaliteiten.
Het succes van de gemeente wordt voor ons vooral bepaald door de mate waarin de organisatie er in slaagt om de overwegend interne focus te verleggen naar een externe focus. Een externe focus vraagt dat wij goed moeten weten wat er in de samenleving speelt waarbij de klantvraag of -initiatief centraal staat (“in contact zijn”) in plaats van standaard producten, procedures en regels.
Dit maakt dat het werk op een andere wijze uitgevoerd kan en moet worden. Het is een leerproces dat niet alleen de medewerkers raakt, maar nadrukkelijk ook het college en de gemeenteraad. Tegelijkertijd biedt dit kansen voor de verdere verbetering van onze dienstverlening. In 2020 is hier een verdere impuls aan gegeven door met de organisatie 5 nieuwe speerpunten te definiëren die hieraan bijdragen. Dit is gebeurd in een traject met managers, teamleiders, coördinatoren en de OR. Gedurende het traject is besproken wat nodig is om dit met elkaar te realiseren. Deze behoefte is vertaald in speerpunten voor de cultuur van onze organisatie. Dit zijn de speerpunten 'Koersvast en wendbaar', 'De vraag van de inwoner is leidend', 'Samen kom je verder', 'Ontwikkelruimte voor de medewerkers' en 'Eigenaarschap: krachtig en concreet'.
Hiermee hebben de medewerkers meer leidraad gekregen in hun handelen om als organisatie wendbaarder te zijn en de klant beter te bedienen. Er is meer ruimte tot initiatief, ontwikkelingen en experimenten om zo sneller bij het gewenste resultaat te komen.
Participatie en co-creatie
Wij stimuleren en omarmen maatschappelijke creativiteit en initiatieven van inwoners, bedrijven en instellingen. We hebben gemerkt dat het veel vraagt van de organisatie om processen op een geheel andere manier aan te pakken. Dat vraagt onder andere om te investeren in de wendbaarheid en vitaliteit van de organisatie.
Dat doen we door enerzijds in te zetten op het ontwikkelen van het talent dat we in huis hebben. Door met elkaar nieuwe werkwijzen te ontwikkelen, uit te proberen en daarvan te leren. En ook te durven stoppen met een experiment als het niet het gewenste resultaat oplevert. In de tweede helft hebben we het onderwerp een extra impuls gegeven door het aantrekken van een medewerker die enkel participatie als opdracht heeft. Er is een inventarisatie gemaakt van alle vormen van participatie die al worden toegepast, er is geïnvesteerd in pilots, kennisontwikkeling op het onderwerp. Daarnaast is er een aanzet tot een participatiekader gemaakt en een plan van aanpak om dit tot verdere besluitvorming te brengen.
Visie op ontwikkeling
Er gebeurt veel in de maatschappij en daarmee ook in onze organisatie. Om ervoor te zorgen dat iedereen deze ontwikkelingen kan bijhouden hebben we veel aandacht gehad voor ontwikkeling. Leren gaat over het verwerven van nieuwe en het aanpassen van bestaande kennis, gedrag en vaardigheden. Leren en ontwikkelen is vaak een individueel traject en regelmatig ook een groepsproces. We hebben dit als organisatie zoveel mogelijk gefaciliteerd. Al is 2020 daarvoor een lastig jaar gebleken. Veel opleidingen zijn door Covid-19 geannuleerd en groepstrajecten waren nagenoeg alleen digitaal te doen. Het effect van digitale trajecten is aanzienlijk minder dan wanneer je elkaar fysiek kan ontmoeten. Dit heeft er mede voor gezorgd dat er dit jaar minder geld is besteedt aan opleidingen. We verwachten dat dit wordt ingehaald zodra de mogelijkheden weer verruimd worden.
Ondanks de beperkingen en het annuleren van externe opleidingen hebben wij nog zoveel mogelijk interne opleidingen en trainingen aangeboden. Zeker in de situatie rond COVID-19 was het noodzakelijk om in te zetten op de vitaliteit, belastbaarheid en veerkracht van onze medewerkers. Dit hebben wij gedaan door het bieden van een actueel en eigentijds incompany opleidingsprogramma (Vitamine L) en het faciliteren van individuele ondersteuningsmogelijkheden. We hebben diverse trainingen aangeboden om optimaal te kunnen thuiswerken onder de bekende omstandigheden en bijvoorbeeld trainingen om de nieuwe ict-programma's goed te beheersen. Daarnaast hebben we ook nog een aantal inhoudelijke trainingen aangeboden, gericht op de wendbaarheid en vitaliteit van de organisatie door het uitbreiden van het aanbod van de training ‘het goede gesprek’ en organiseren van een trainingstraject ‘omgevingsgericht werken’.
Vacatures
Wij hebben gemerkt dat ondanks COVID-19 de arbeidsmarkt niet stil is komen te liggen. In de onderstaande tabel kunt u terugvinden hoeveel medewerkers er in-, uit- of doorgestroomd zijn. Wij zijn blij verrast met dit resultaat. We hebben snel doorgeschakeld naar een digitale manier van solliciteren en hebben hierdoor goede medewerkers kunnen werven. Om ervoor te zorgen dat deze medewerkers ook goed hun plek vinden in de organisatie, wat in de huidige situatie lastiger is door de fysieke afstand, hebben we geïnvesteerd in een onboardingsapp. Zo wordt er nog meer structuur gegeven aan het inwerkproces, raken nieuwe medewerkers al meer betrokken bij de organisatie (al voordat ze gestart zijn) en kunnen ze voor hen belangrijke informatie en contactgegevens snel terugvinden. Tevens is ons wervings- en selectiebeleid geactualiseerd. Hierdoor kunnen we flexibeler omgaan met het werven van nieuw personeel. We kunnen sneller handelen en meer maatwerk leveren. Niet elke functie is immers hetzelfde en daardoor hoeft het wervingsproces ook niet op dezelfde wijze plaats te vinden. Ook hebben we ervoor gezorgd dat onze 'look and feel' van vacatures is gemoderniseerd en werven we via andere kanalen om zo de juiste medewerkers te werven. Dit alles draagt bij aan een evenwichtig samengesteld personeelsbestand, wat kwalitatief en kwantitatief aansluit bij zowel de ambities van de organisatie als de kwaliteiten van de medewerkers.
Met ingang van 2020 is ervoor gekozen om vacatures niet meer te begroten op het maximum van de functionele salarisschaal, maar uit te gaan van trede 8 (van de 11). Als gevolg van de arbeidsmarkt, die ondanks COVID-19 niet stil is komen te liggen is het mogelijk dat hierdoor incidenteel of voor specifieke functies een overschrijding is ontstaan.